文件浮水印與外流防護
對於合約、ISO 文件、SOP、財務資料與內部管理文件， 企業除了控管誰可以開啟文件，也需要降低截圖、列印、 下載與轉傳造成的外流風險。DMS 可透過網頁介面浮水印與文件浮水印， 在文件瀏覽與下載過程中加入識別資訊， 提升文件外流追蹤與使用者自律效果。
網頁介面浮水印
使用者在線上檢視文件時， 可顯示使用者名稱、帳號或其他識別資訊， 降低畫面截圖與拍攝造成的外流風險。
文件浮水印
針對 PDF、Word、Excel 等文件加入浮水印資訊， 讓下載、輸出或列印後的文件仍保留來源識別。
外流追蹤輔助
當文件被截圖、列印或轉傳時， 浮水印可作為識別線索， 協助企業掌握文件使用與可能的外流來源。
動態浮水印，不只是放上「機密」文字
固定 Logo 或「Confidential」只能標示文件屬性。 若要進一步提升文件外流的識別與嚇阻效果， 可依使用者及實際存取情境動態產生浮水印資訊。
- 使用者姓名或登入帳號
- 部門或組織名稱
- 文件檢視日期與時間
- 公司名稱或內部識別資訊
- 機密、限內部使用等文件等級標示
- 依不同文件與使用情境調整顯示方式
從文件存取到外流追蹤，建立多層次防護
文件外流防護不應只依靠單一浮水印， 而是將文件權限、線上檢視、浮水印、下載限制與操作紀錄組合， 建立完整的文件安全管理流程。
針對不同文件外流方式採取對應措施
文件離開原本使用情境的方式很多， 可依文件敏感程度與企業資訊安全政策， 選擇適合的管控機制。
截圖與拍攝
在畫面加入使用者識別浮水印， 即使透過截圖或手機拍攝， 仍可保留明顯的來源資訊。
列印輸出
文件列印或輸出時可搭配浮水印， 讓紙本或輸出文件仍保留必要的識別標示。
文件下載
可依使用者角色與文件敏感程度設定下載權限， 重要文件亦可採線上檢視方式降低檔案外流。
轉傳與散布
文件加入來源識別後， 即使被轉傳至其他管道， 仍能增加文件來源辨識與使用者自律效果。
哪些文件適合使用浮水印與外流防護？
當文件需要提供使用者檢視， 但又不希望內容任意截圖、列印、下載或轉傳時， 即適合加入額外的文件外流防護措施。
內部機密文件
公司制度、營運報告、技術文件、專案內容與財務資訊， 可加入使用者浮水印增加外流辨識能力。
跨部門共享文件
多個部門需要共同檢視文件時， 可兼顧資訊共享、權限管理與文件使用追蹤。
對外提供文件
對合作廠商、專案人員或其他外部對象提供資料時， 可搭配文件加密、浮水印與下載保護。
依文件敏感程度採用不同的外流防護方式
並非所有文件都需要相同強度的安全限制。 DMS 可依文件內容、使用對象與業務情境， 規劃不同層級的文件存取與外流防護政策。
一般內部文件
以帳號權限、文件權限與操作紀錄作為主要管理方式。
敏感文件
加入線上浮水印， 並依需求限制下載、列印或其他輸出方式。
高度機密文件
可採線上檢視、動態使用者浮水印， 並搭配更嚴格的文件存取與下載控制。