需要規劃文件管理系統？
可依企業文件分類、權限控管、版本管理、簽核流程、全文檢索與系統整合需求，評估適合的 DMS 導入方式。
適合 ISO 文件、SOP、合約、人資、專案文件與企業知識管理需求評估。
DMS 文件安全管理與權限控管
從登入、權限到文件外流防護，建立完整的 DMS 文件安全控管
DMS 文件管理系統不只是集中保存企業文件，更需要在文件建立、查閱、下載、分享與保存過程中，落實身分驗證、權限控管、文件加密、浮水印、掃毒防護與稽核追蹤。透過多層次安全機制，企業可依照部門、職務、文件類型與資安政策，控管不同使用者可存取的文件範圍與操作權限。
DMS 文件安全防護架構
以文件庫為核心，串接登入、權限、加密與稽核控管。
身分驗證
登入驗證、多因素認證與 FIDO2 登入支援。
權限控管
依角色、資料夾、文件與查詢範圍控管。
文件加密
涵蓋文件保存、傳輸與下載加密保護。
外流防護
限制檢視、下載、列印並套用文件浮水印。
掃毒防護
上傳掃毒、排程掃毒與檔案類型限制。
稽核追蹤
保留操作紀錄，配合資安治理與弱掃改善。
文件安全防護總覽
DMS 文件安全管理可從身分驗證、文件權限、加密保護、外流防護、檔案掃毒到稽核治理等面向進行控管，協助企業在文件集中保存的同時，降低未授權存取、誤用舊版、任意下載與資料外洩風險。
身分驗證與登入安全
透過帳號密碼、驗證碼、多因素認證與 FIDO2 免密碼登入等方式，加強使用者進入系統前的身分確認。
文件權限與存取控管
依照部門、角色、資料夾、文件類型或個別文件設定使用範圍，限制可檢視、查詢、下載與操作的文件。
文件加密與下載保護
針對文件保存、傳輸與下載流程提供加密保護，降低檔案在儲存、傳送或匯出過程中的資料外洩風險。
外流防護與使用限制
可依資安政策限制文件只能在 Web 介面檢視，並控管下載、列印、截圖與浮水印顯示等使用情境。
檔案上傳與掃毒防護
針對文件上傳與既有檔案提供安全檢查，並可限制檔案類型與上傳大小，降低惡意檔案進入文件庫。
稽核治理與資安配合
保留文件操作與系統管理相關紀錄，並可配合企業資安政策、弱點掃描改善、保密合約與資料保護要求。
權限控管與存取限制
DMS 文件管理系統可依照企業組織、部門、職務、專案與文件分類，建立不同層級的權限規則。使用者登入後，只能依照授權範圍查看資料夾、文件內容與查詢結果，並可進一步限制下載、列印、檢視與全文檢索範圍，避免重要文件被未授權存取或任意流通。
- 資料夾權限 依部門、專案或文件分類設定可進入、可瀏覽與可管理的資料夾範圍。
- 文件權限 針對個別文件設定可檢視、編輯、下載、審核或管理等操作權限。
- 檢視與下載限制 可限制文件僅能在 Web 介面檢視，並控管下載、列印與外部取用行為。
- 查詢與全文檢索控管 搜尋結果依使用者權限過濾，避免透過關鍵字查詢看到未授權文件。
權限控管可依角色分層設定
文件加密與下載保護
企業文件在 DMS 中不只需要集中保存，也需要在儲存、傳輸、檢視與下載過程中加上保護機制。系統可針對文件內容、傳輸連線、PDF 檔案與批次下載檔案進行加密控管，降低文件在保存或匯出過程中的外洩風險。
儲存加密
文件保存於系統儲存空間時，可透過靜態資料加密方式保護檔案內容。
傳輸加密
配合 SSL 加密憑證，保護使用者與系統之間的文件傳輸安全。
PDF 密碼保護
針對 PDF 文件設定密碼或文件保全機制，降低下載後被任意開啟或轉用。
ZIP 加密下載
文件下載時可封裝為加密 ZIP 檔案，提升批次匯出與外部傳遞時的保護性。
從保存到下載的加密控管
文件浮水印與外流防護
對於合約、ISO 文件、SOP、財務資料與內部管理文件，企業除了控管誰可以開啟文件，也需要降低截圖、列印、下載與轉傳後的外流風險。DMS 可透過網頁介面浮水印與文件浮水印，在文件瀏覽與下載過程中加入識別資訊，提升文件外流追蹤與使用者自律效果。
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網頁介面浮水印
使用者在系統介面檢視文件時，可顯示使用者名稱、帳號或識別資訊，降低畫面截圖外流風險。
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文件浮水印
針對 PDF、Word、Excel 等文件加入浮水印資訊，讓下載或列印後的文件仍可保留來源識別。
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外流追蹤輔助
當文件被截圖、列印或轉傳時，浮水印可作為追蹤線索，協助企業掌握文件使用與外流來源。
掃毒、檔案類型與資安措施
除了權限、加密與浮水印之外，DMS 也需要在檔案進入系統前、文件保存期間與系統操作過程中，搭配檔案掃毒、格式限制、欄位防護與導入單位資安政策，降低惡意檔案、危險輸入與不當上傳造成的風險。