在採購與供應鏈管理中，供應商不只是「供貨來源」，更是影響品質、交期與成本的關鍵夥伴。當企業規模擴大、供應商數量增加，若仍以 Excel、Email 或人工追蹤方式管理供應商品質與績效，常會遇到三個問題：資料分散不一致、評鑑無法制度化、改善追蹤缺乏證據鏈。

供應商品質管理系統（Supplier Quality Management, SQM）的價值，就是把「供應商資料、評鑑規則、問卷蒐集、績效統計、分級策略」整合成一套可持續運作的管理機制，讓品質控管從憑經驗變成靠數據。

 

供應商資料來源整合：建立可信任的供應商主檔

系統首先需要把供應商的基本資料建立起來，包含公司資訊、聯絡窗口、產品/服務範圍、證照與認證、合約與關鍵條款等。資料來源可來自 ERP、既有供應商名冊、招標/詢價歷史紀錄或新供應商申請。重點不在「收集越多越好」，而是建立一致欄位、版本控管與附件留存（例如 ISO 證書、稽核報告、營業登記），確保後續評鑑與分級都有可靠依據。

 

供應商評鑑（供應商考核）：把品質管理制度化

供應商評鑑是 SQM 的核心。好的評鑑不是一年一次打分數，而是能「規劃計畫、定義規則、在對的時機啟動評鑑」，並將結果回饋到採購策略。

1) 可設計評鑑計畫

• 依類別建立評鑑計畫：例如原物料、加工代工、外包服務、關鍵零組件等
• 設定評鑑週期：月/季/半年/年度，或依專案、依新品導入階段（NPI）
• 指定評鑑對象範圍：全部供應商、特定類別、特定料號供應商、關鍵供應商清單

2) 可設計評鑑規則

• 評鑑維度可配置：品質（不良率、退貨率、客訴）、交期（準交率、延遲次數）、服務（回覆速度、配合度）、成本（議價彈性、成本改善）、合規（證照/稽核結果）
• 可設定權重與門檻：不同供應商類別採不同權重（例如關鍵料更重視品質與交期）
• 支援多來源數據：可由檢驗/收貨、退貨、客訴、稽核或人工評分匯入計算

3) 指定時機挑選供應商進行評鑑

• 例行：定期評鑑（每季/每半年）
• 事件驅動：發生重大不良、客訴、延遲交貨、稽核不符合時自動觸發
• 導入/變更：新供應商導入、換料、換產線、換廠、重大製程變更前後的再評鑑

這樣一來，評鑑不再只是「填表」，而是能真正連動品質風險管理與供應決策。

 

供應商資格、證書管理維護：確保合規與可追溯

在供應商品質管理中，「有沒有資格、證書是否有效」往往是合作門檻的第一關。系統可集中管理供應商的資格與各類證書，例如 ISO 9001/14001、IATF 16949、RoHS/REACH 相關聲明、原產地證明、檢驗報告、工廠稽核合格證明、保密或資安要求文件等。

 

供應商等級管理：用分級策略驅動採購與風險控管

評鑑完成後，系統可依結果自動分級，例如 A/B/C 或 Gold/Silver/Bronze，也可設定「合格/觀察/停用」等狀態。分級的目的，是讓管理動作清楚可執行：

• A 級：優先詢價、優先配額、可加入合格供應商名單（AVL）
• B 級：維持合作但需改善追蹤、降低供貨比或增加抽驗
• C 級 / 觀察：限制供貨、要求改善計畫與期限、必要時替代開發
• 停用/黑名單：停止採購、保留原因與證據，避免人為誤用

同時，等級可與流程權限或採購政策連動，例如：低等級供應商下單必須提高簽核層級、或強制加嚴檢驗規則，讓制度真正落地。

 

供應商問卷：把「看不見的能力」量化

很多品質風險不是出現在交貨後，而是出現在供應商的管理能力不足（例如文件管理、追溯能力、製程控管、ESG/法規符合）。供應商問卷就是補足這塊的工具。

系統可支援：

• 問卷類別設計：新供應商審查、年度自評、稽核前預審、ESG/環安衛、資安與保密等
• 問卷題目設計：單選、多選、量表、填空、附件上傳（證明文件）
• 問卷版本控管：題目更新不影響歷史回覆，可追溯每次填寫版本
• 發佈與指定填寫：指定供應商、指定窗口、設定截止日與提醒
• 回收後分析：得分、缺口項、未回覆追蹤，並可納入評鑑維度

問卷能把「供應商能力」變成可比較的數據，特別適合新供應商導入與年度稽核前管理。

 

其他關鍵功能：讓管理從「看得到」走向「做得到」

1) 供應商績效統計

系統可彙整關鍵 KPI，形成儀表板與趨勢分析，例如：

• 品質：不良率、退貨率、客訴件數、重大異常次數
• 交期：準交率、平均延遲天數、延遲頻率
• 服務：回覆 SLA、改善結案時間
• 綜合：評鑑總分趨勢、等級分布、Top/Bottom 供應商排行

這些統計能用於月會/季會檢討，也能作為供應商開發或汰換的依據。

2) 供應商供貨比管理

供貨比（Allocation / Share of Business）常用來分散風險與提升議價能力。系統可提供：

• 依料號/類別/廠別設定供貨比目標（例：A 供應商 60%、B 40%）
• 監控實際採購占比與偏差，提供預警
• 供貨比可與等級策略連動：A 級提高配額、B/C 級降低配額或限制供貨

供貨比管理讓採購策略可視化，也更容易向內部說明「為何要分散」、「為何要提高某家比重」。

 

導入效益：從內控、品質到成本的全面提升

導入供應商品質管理系統後，企業通常能獲得：

• 品質更可控：異常有依據、評鑑有制度、改善有追蹤
• 風險更可視：分級與供貨比讓風險分散、避免單一供應商依賴
• 決策更一致：採購不再靠個人經驗，而是用數據說話
• 稽核更友善：評鑑記錄、問卷回覆、附件證明完整留存，追溯更容易