活動管理系統｜活動報名、抽籤與 QRCode 報到
整合活動發布、線上報名、名單抽籤、候補遞補、現場報到、問卷回饋與活動紀錄， 協助企業將員工活動、福委會活動、教育訓練與社團活動集中管理。
活動報名與現場報到管理
EIP 活動模組
為什麼企業活動需要系統化管理？
企業活動看似只是公告與報名，但實際執行時會牽涉名額控管、資格確認、抽籤候補、通知提醒、 現場報到與活動後回饋。若長期依賴 Email、Excel 或人工統計，容易造成資料分散與重複作業。
報名資料分散，統計不易
活動資訊分散在公告、Email、表單或 Excel 中，承辦人需要反覆整理名單， 也不容易即時掌握報名人數、剩餘名額與參加狀態。
名額有限時容易產生爭議
公司旅遊、福委會活動或熱門課程常有名額限制，若缺乏清楚的抽籤、候補與遞補機制， 容易造成名單認定與通知作業上的困擾。
活動通知與異動追蹤耗時
活動時間、地點、梯次或報名狀態若有異動，承辦人需逐一通知與確認， 參與者也可能因資訊不同步而錯過重要訊息。
現場報到容易塞車
使用紙本簽到或人工核對名單，現場容易排隊等待，也不容易即時確認誰已報到、 誰尚未到場，後續統計仍需再次整理。
活動成效難以回收分析
活動結束後若沒有整合問卷與回饋紀錄，承辦單位難以評估參與滿意度、 活動品質與後續改善方向。
活動紀錄無法累積再利用
歷次活動照片、花絮、參與紀錄與報名資料若沒有集中保存， 後續規劃相似活動時，缺乏可參考的歷史資料。
活動管理的重點，不只是讓員工填一張報名表
更重要的是將活動發布、報名名單、抽籤候補、現場報到、問卷回饋與活動紀錄串成完整流程， 讓承辦單位能減少人工整理，讓參與者能清楚掌握活動資訊。
從活動發布到現場報到的一站式流程
活動管理系統可將活動建立、報名管理、名單處理、報到紀錄與活動後回饋串成完整流程， 讓承辦人員減少人工整理，也讓參與者能清楚掌握活動資訊與報名狀態。
活動建立
建立活動名稱、活動日期、地點、說明內容、活動圖片、報名起迄日與可參加對象， 讓活動資訊有一致的發布來源。
公告發布
將活動資訊發布到員工入口網、福委會平台或活動列表，讓員工可從入口頁面瀏覽近期活動， 並查看活動內容與報名方式。
線上報名
員工可線上完成報名，系統同步記錄報名時間、報名人員、梯次選擇與相關表單資料， 降低承辦人員人工彙整負擔。
名額控管
可依活動名額、場次容量或參加資格進行控管，協助承辦單位掌握報名人數、 剩餘名額與是否需要啟用候補機制。
抽籤候補
當活動報名人數超過名額時，可搭配抽籤、候補與遞補流程， 讓名單產生方式更清楚，也方便後續公告與通知。
通知提醒
活動確認名單、報名結果、候補遞補、活動異動與行前提醒可集中管理， 減少承辦人員逐一通知與反覆確認。
QRCode 報到
活動現場可使用 QRCode 掃描報到，快速確認參與者身分與到場狀態， 減少紙本簽到與人工核對名單的時間。
問卷與紀錄
活動結束後可進行問卷回饋、活動滿意度統計、照片花絮與活動紀錄保存， 作為後續活動規劃與改善依據。
讓活動承辦流程從分散作業轉為集中管理
透過活動管理系統，承辦單位可以在同一套平台中掌握活動資訊、報名狀態、名單結果、 現場報到與活動後回饋，讓每一次活動都有完整紀錄可追蹤。
活動辦理系統核心功能
活動管理系統將活動資訊、報名名單、場次容量、抽籤候補、現場報到與活動後回饋集中管理， 協助承辦單位用更完整的流程處理員工活動、福委會活動、教育訓練與企業內部活動。
活動資訊發布
可建立活動名稱、活動說明、活動圖片、日期地點、報名期間、參加對象與注意事項， 讓員工能從入口平台清楚瀏覽活動內容。
場次與名額管理
支援多場次、梯次或不同活動時段設定，可依場次設定報名名額， 協助承辦人員掌握各場次報名狀態與剩餘容量。
線上報名管理
員工可在線上完成活動報名，系統同步記錄報名人員、報名時間、報名資料與參加狀態， 減少人工彙整與重複確認。
名單查詢與匯出
承辦單位可查詢報名清單、篩選參加狀態、確認報名人數， 並依活動執行需要匯出名單供現場或後續作業使用。
抽籤與候補管理
當活動報名人數超過名額時，可搭配抽籤、正取、候補與遞補流程， 讓名單產生方式更清楚，也方便後續公告與通知。
QRCode 現場報到
活動現場可使用 QRCode 掃描報到，快速確認參與者身分與到場狀態， 降低紙本簽到、人工核對與事後統計的作業負擔。
問卷回饋統計
活動結束後可搭配問卷蒐集參與者回饋，協助承辦單位了解活動滿意度、 服務品質與後續改善方向。
活動紀錄與花絮
可保存活動照片、影片、參與紀錄與活動成果，讓歷次活動資料可以累積， 也方便日後規劃相似活動時參考。
從單一報名功能，延伸為完整活動管理流程
活動管理系統不只是提供一張線上報名表，而是將活動前的公告與報名、 活動中的名單控管與現場報到，以及活動後的問卷回饋與成果紀錄串接起來， 讓企業內部活動可以持續被管理、追蹤與優化。
- 活動資訊集中發布
- 報名與名單狀態即時掌握
- 現場報到與活動紀錄可追蹤
掃描 QRCode 完成報到，提升活動現場作業效率
活動開始前可產生參與者報到資訊，現場透過手機或平板掃描 QRCode， 快速確認報名身分與到場狀態，減少紙本簽到、人工核對與事後統計的作業時間。
快速核對參與者身分
透過 QRCode 掃描確認報名者資料，降低現場翻找名單與人工辨識錯誤， 讓報到流程更快速、更一致。
即時掌握報到狀態
系統可記錄已報到、未報到與實際到場情況，承辦人員能即時掌握活動現場人數， 後續也能作為活動統計依據。
減少紙本簽到與重複登打
現場不必再使用紙本簽到表，活動結束後也不需要重新輸入報到資料， 有助於降低行政負擔與資料落差。
報到資訊即時回寫
掃描後更新報到紀錄，方便現場控管與活動後統計。
適合導入的活動應用情境
活動管理系統可用於企業內部活動、福委會活動、教育訓練、社團活動與各類需要報名、 名額控管、現場報到與活動紀錄的管理情境，讓不同單位都能用一致流程辦理活動。
福委會活動
適用於旅遊補助、電影票、家庭日、節慶活動、員工福利活動等情境， 可搭配報名、名額限制、抽籤候補與活動紀錄。
- 員工旅遊與家庭日
- 節慶活動與福利申請
- 名額抽籤與候補遞補
教育訓練與內部課程
適合公司內訓、部門課程、新人訓練、資安宣導與制度說明會， 可控管課程名額、報名狀態、出席紀錄與課後問卷。
- 課程報名與梯次管理
- 出席紀錄與簽到管理
- 課後問卷與滿意度統計
員工活動與公司活動
例如尾牙、春酒、運動會、健康講座、部門活動與員工關懷活動， 可讓活動資訊發布、報名與現場報到流程更清楚。
- 尾牙春酒與大型活動
- 健康講座與員工關懷
- 現場 QRCode 報到
社團活動管理
適用於企業內部社團、興趣社群、運動社團與員工交流活動， 可集中管理活動公告、報名名單與參與紀錄。
- 社團活動公告
- 社員報名與參與紀錄
- 活動照片與成果保存
研討會與說明會
適合內部說明會、跨部門會議、供應商說明會、客戶活動或小型研討會， 可搭配活動報名、名單確認與現場報到。
- 會議報名與名單控管
- 活動通知與行前提醒
- 報到紀錄與後續追蹤
志工與公益活動
適合公益服務、志工招募、企業社會責任活動與外部協作活動， 可協助記錄參與人員、服務梯次與活動成果。
- 志工招募與梯次報名
- 參與名單與出席紀錄
- 成果回饋與活動紀錄
同一套活動流程，可支援不同部門的活動管理需求
不論是福委會、行政總務、人資訓練、內部社團或專案單位，都可以依活動性質設定報名方式、 參加對象、名額限制、抽籤候補、報到方式與活動後回饋，減少各單位各自用表單與 Excel 管理的落差。
可整合 EIP、福委會與企業內部系統
活動管理系統可作為企業入口網或福委會服務平台中的活動模組，並依需求整合員工資料、 行事曆、問卷、通知、文件中心、APP 與既有後端系統，讓活動流程不再只是單一表單作業。
讓活動辦理成為企業入口的一部分
活動管理模組可與 EIP 員工入口、福委會平台、人資資料與企業內部服務整合， 讓員工從同一個入口瀏覽活動、線上報名、查詢結果、完成報到與填寫問卷。
串接活動前、中、後作業
從活動發布、報名、抽籤、報到到問卷與紀錄，依企業環境延伸整合。
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行事曆整合
活動日期、場次與提醒可與企業行事曆搭配，協助員工掌握活動時間。
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問卷模組整合
活動結束後可導向問卷回饋，蒐集滿意度與改善建議。
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文件與多媒體中心
活動簡章、附件、照片、影片與花絮紀錄可集中保存與查詢。
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APP 與行動報到
現場可搭配手機或平板掃描 QRCode，更新報到狀態與到場紀錄。
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通知與提醒
可依活動狀態推送報名確認、抽籤結果、候補遞補與行前提醒。
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API 與後端系統
可依需求串接人資、費用、簽核或其他既有系統資料，降低重複維護。
依企業現況採用標準模組、整合服務或客製化擴充
企業可先從活動報名與名單管理導入，再逐步擴充抽籤候補、QRCode 報到、問卷回饋、 行事曆通知與後端系統串接，讓活動管理流程符合不同組織規模與作業習慣。
活動辦理系統導入效益
透過活動管理系統，企業可將活動公告、線上報名、名單控管、現場報到與活動後回饋集中處理， 降低承辦人員的人工整理負擔，也讓員工參與活動的流程更清楚、更便利。
降低人工統計與重複作業
報名資料、名單狀態、報到紀錄與問卷回饋可集中管理， 減少承辦人員反覆整理 Excel、Email 與紙本資料的時間。
即時掌握報名與名額狀態
承辦單位可快速查詢活動報名人數、剩餘名額、正取候補與各場次狀態， 讓活動執行過程更容易控管。
提升抽籤與候補作業透明度
當活動名額有限時，可透過系統化方式管理抽籤、正取、候補與遞補流程， 降低人工判斷與名單爭議。
加快現場報到與核對流程
活動現場可透過 QRCode 掃描報到，快速確認參與者身分與到場狀態， 減少排隊等待與紙本簽到作業。
累積問卷回饋與改善依據
活動結束後可透過問卷蒐集滿意度與意見回饋， 協助承辦單位分析活動品質，作為後續活動規劃參考。
保存活動紀錄與參與歷程
活動照片、花絮、報名名單、出席紀錄與回饋資料可持續累積， 讓企業內部活動成果更容易查詢與再利用。
讓活動辦理從一次性行政作業，轉為可追蹤的管理流程
活動管理系統可協助企業建立標準化活動流程，從活動前的公告與報名、 活動中的名單控管與報到，到活動後的問卷與紀錄保存，讓每一次活動都有資料可追蹤、 有成果可累積，也讓後續活動規劃更有依據。