從文件保存到下載，建立多層次安全保護
重要文件的安全不只在於存取權限。 DMS 可依文件傳輸、系統保存、下載與外部交付等不同階段， 搭配 HTTPS、儲存加密、PDF 密碼與 ZIP 加密等方式， 強化文件內容保護，降低未授權取得或讀取的風險。
文件加密與下載保護的主要機制
依文件所在位置與使用方式， 採取不同的加密與保護措施， 避免所有安全需求只依賴單一密碼機制。
SSL / HTTPS 傳輸加密
使用者登入、文件上傳、線上檢視與下載過程， 可透過 HTTPS 建立加密傳輸通道， 降低資料於網路傳輸時遭攔截或竄改的風險。
- DMS 網站及操作介面 HTTPS
- 文件上傳與下載加密傳輸
- 可配合企業既有 SSL 憑證管理政策
文件儲存加密
針對重要文件與文件庫內容， 可依企業資訊安全架構規劃儲存加密， 強化文件在伺服器或儲存設備中的資料保護。
- 文件 Repository 儲存安全
- 可搭配磁碟或儲存設備加密
- 依企業環境與資安政策規劃
PDF 密碼保護
重要文件轉換或提供 PDF 版本時， 可依需求加入開啟密碼， 即使文件已下載至 DMS 之外， 仍增加一道內容存取保護。
- PDF 文件開啟密碼
- 適合重要文件與對外交付資料
- 可搭配文件浮水印與下載政策
ZIP 加密下載
多份文件需要批次下載或對外交付時， 可將檔案封裝成加密壓縮檔， 避免大量文件直接以未保護形式匯出。
- 多文件批次下載
- ZIP 壓縮與密碼保護
- 適合文件交換、匯出與交付情境
從上傳到下載，文件安全持續延伸
文件進入 DMS 後，會經歷上傳、保存、檢視、 下載與外部使用等不同階段， 每個階段都可採用對應的安全機制。
文件下載後，也能增加一道安全保護
部分重要文件因業務需求仍必須提供下載或外部交付， 可依文件類型、使用對象與敏感程度， 選擇適合的下載保護方式。
單一重要文件
PDF 可加入開啟密碼， 適合報告、合約、內部資料及對外交付文件。
多文件批次下載
多份文件可封裝為 ZIP， 再搭配密碼保護， 降低大量檔案直接匯出的風險。
高度敏感文件
若文件不適合離開系統， 可改採線上檢視並搭配文件權限及動態浮水印。
哪些文件適合使用加密與下載保護？
企業可依文件敏感程度、使用對象及資料是否會離開 DMS， 決定需要採用的加密與下載保護方式。
重要商務文件
合約、報價、採購資料、財務文件與重要報告， 在下載或對外交付時可增加密碼保護。
內部機密文件
公司制度、技術資料、研發文件與專案內容， 可搭配文件權限、儲存安全與線上檢視。
文件交換與交付
大量文件匯出、跨單位交換或對外提供時， 可透過 ZIP 加密降低資料直接散布的風險。
依文件敏感程度選擇適合的保護方式
並非所有文件都需要加上檔案密碼。 實際規劃時可依文件用途、使用者與是否需要離開 DMS， 採取不同的安全策略。