Liferay DMS 文件管理系統｜企業文件治理平台介紹

企業文件常散落在個人電腦、共用資料夾、Email、雲端硬碟與各部門系統中，容易造成版本不一致、權限難控管、文件查找困難與稽核紀錄不足。Liferay DMS 文件管理系統協助企業將文件集中管理，透過權限控管、版本管理、全文檢索、流程審核、操作紀錄與系統整合，建立可控管、可追蹤、可擴充的企業文件管理平台。

DMS 可管理哪些企業文件？

DMS 文件管理系統適合用來集中管理企業內部各類重要文件，不只是單純保存檔案，也能依照文件類型建立分類、權限、版本、審核流程與保存紀錄。企業可將 ISO 文件、SOP、合約、人資文件、專案文件與知識文件納入同一套文件管理平台，讓文件從建立、查找、修訂、發布到追蹤，都有一致的管理規則。

ISO 文件

ISO 文件通常需要嚴謹的版本控管、審核流程與稽核紀錄，例如品質手冊、程序書、作業標準、表單、稽核報告與改善紀錄。透過 DMS 可集中保存正式版本，保留異動紀錄與審核歷程，協助企業降低誤用舊版文件的風險。

SOP 作業文件

SOP、作業流程、操作手冊與內部規範會隨著制度、設備、組織或法規變更而持續修訂。DMS 可協助企業管理 SOP 的版本、發布狀態、適用單位與查閱權限，讓員工取得最新且正確的作業依據。

合約文件

合約、報價單、採購文件、保密協議、客戶文件與供應商文件通常涉及機密性與權限控管。透過 DMS 可依部門、角色或專案設定存取範圍，並保留合約版本、上傳紀錄、下載紀錄與審核紀錄，提升合約文件管理安全性。

人資文件

人資部門可使用 DMS 管理員工手冊、教育訓練教材、制度辦法、表單範本、到職離職文件與內部公告文件。透過分類、權限與全文檢索，員工可更快找到需要的制度文件，人資單位也能降低重複提供資料的時間。

專案文件

專案執行過程會產生需求規格、會議紀錄、設計文件、測試報告、驗收文件與交付文件。DMS 可依專案、客戶、部門或文件類型進行分類管理，並透過版本控管與權限設定，降低文件散落與交付版本不一致的問題。

知識文件

企業知識文件包含技術文件、FAQ、教育訓練資料、經驗分享、問題處理紀錄與內部知識庫內容。DMS 可透過全文檢索、標籤、分類與訂閱通知，提升知識查找與再利用效率，協助組織累積可持續使用的知識資產。