從 SRM 到 ESG 改善追蹤，打造可持續運作的供應鏈管理流程

SRM 系統如何結合供應鏈 ESG 管理？從供應商協作到永續改善追蹤

在企業的日常營運中，供應商管理往往涉及多個部門與不同作業流程。採購部門負責供應商聯繫、詢報價與訂單協作，品保部門關注產品品質與相關文件，財務部門處理交易及帳務，而永續管理人員則可能需要蒐集供應商的 ESG 資訊、評鑑結果與改善紀錄。

當企業開始推動供應鏈永續管理時，這些原本分散的作業就可能產生新的協作需求。例如，ESG 問卷需要由供應商填寫，資料需要由內部人員審查，缺失需要通知供應商改善，完成後還需要安排複查與保存紀錄。

如果每一項工作都透過不同的 Excel、Email 或文件進行，管理人員就必須花費大量時間確認資料是否送達、案件由誰負責，以及改善事項是否已經完成。

因此，企業可以從既有 SRM 供應商協作架構出發，評估如何串聯供應商 ESG 調查、評鑑、文件管理與改善追蹤，逐步建立更完整的數位化供應鏈管理流程。

一、SRM 與供應鏈 ESG 管理有什麼關係？

SRM（ Supplier Relationship Management ）主要協助企業管理與供應商之間的資訊及協作流程。依系統規劃不同，常見應用可能包含供應商資料、詢報價、訂單、交貨、文件交換與供應商通知等功能。

供應鏈 ESG 管理則著重於供應商在環境、社會與公司治理方面的表現，透過問卷調查、佐證資料、評鑑分級及改善追蹤，了解供應商的永續管理現況。

兩者的目的並不相同，但具有相互配合的空間。SRM 可以提供供應商主檔、分類與聯絡資訊等管理基礎，而 ESG 管理平台則可以補充供應商永續資訊及評鑑歷程。

例如，企業在管理供應商時，除了了解其交貨及合作狀況，也可以依需求掌握該供應商是否完成 ESG 調查、是否有待補件項目，以及過去的改善事項是否已經結案。

當這些資訊能以適當方式連結，企業就更容易從單一交易管理，逐步擴展至供應商的整體管理。

二、為什麼 ESG 改善追蹤需要流程化？

企業進行 ESG 評鑑後，通常會發現不同程度的資料缺漏或管理改善需求。例如，供應商尚未提交完整的環境管理文件、部分問卷答案需要補充說明，或某項管理制度仍需要提出改善計畫。

如果這些事項只記錄在會議紀錄或電子郵件中，管理人員可能需要反覆確認目前由誰處理、預計何時完成，以及供應商是否已經回覆。

流程化管理的目的，是讓每一項改善事項都有明確的責任人、處理期限、狀態及結案依據。如此才能避免問題在評鑑結束後失去追蹤。

企業可以依實際需求，將改善流程規劃為提出缺失、通知供應商、提交改善計畫、審查改善資料、確認改善結果及結案等階段。若改善結果仍未符合要求，則可以退回補充說明或安排再次複查。

透過系統記錄處理過程，企業不只可以掌握目前尚未完成的案件，也能回顧過去的處理歷程，了解哪些問題經常發生，以及哪些供應商需要較多管理資源。

三、建立可執行的供應商 ESG 管理流程

第一步：確認供應商管理範圍

企業應先建立需要納入 ESG 管理的供應商名單，並依採購類別、供應商特性或管理重要性進行分類。

不同類型的供應商可能適用不同的問卷與文件要求。例如，涉及原物料與製造活動的供應商，可能需要提供較完整的環境資訊；資訊服務供應商則可能需要說明資訊安全與資料保護制度。

透過分類，企業可以避免所有供應商都被要求填寫不適用的題目，也能將有限的管理資源優先投入需要關注的對象。

第二步：發送問卷並蒐集佐證文件

依照供應商分類，企業可以建立適用的 ESG 問卷範本，讓供應商透過線上管道填答並提交文件。

問卷應提供清楚的題目說明，並針對必要欄位設定填答要求。對於需要證明的項目，也應說明可接受的文件類型或資料格式，減少後續補件的次數。

系統可記錄問卷發送、填答與提交狀態，協助管理人員掌握尚未完成的對象，並依規則進行通知與稽催。

第三步：進行資料審查與評鑑

問卷回收後，管理人員需要檢查填答內容及相關佐證，確認資料是否完整、是否存在明顯缺漏，以及是否需要供應商進一步說明。

完成資料審查後，再依企業預先設定的 ESG 評鑑指標與評分規則，彙整供應商的評估結果。

此階段應區分資料審查與正式評鑑的責任，並保留必要的審查紀錄，避免資料尚未確認就直接形成最終評分。

第四步：建立改善計畫與責任分工

當評鑑發現需要改善的項目時，企業應明確記錄缺失內容、改善要求、負責人及預定完成日期。

對於較簡單的資料補件，可以設定明確的提交期限；對於需要調整管理制度的事項，則可以要求供應商提出改善措施與預計時程。

將改善事項轉換成可追蹤的管理案件，才能避免評鑑報告提出問題後，卻沒有後續處理機制。

第五步：追蹤改善並確認結案

改善期限接近時，系統可以依設定規則提醒相關人員。供應商提交改善資料後，管理人員再進行審查，確認是否符合原先要求。

若資料仍不足，便可退回補件；若已符合要求，則記錄複查結果與結案日期。

透過這種方式，企業可以清楚區分尚未開始、處理中、待審查、已完成及逾期等不同狀態，提升管理透明度。

四、如何利用通知稽催降低人工追蹤負擔？

通知稽催是供應商協作與改善追蹤流程中相當重要的環節。

傳統作業通常需要管理人員自行整理待辦清單，再逐一寄信或聯繫供應商。當同時進行多項調查或改善案件時，很容易因為工作繁忙而延誤提醒。

數位化流程可以依照問卷期限、補件期限、改善期限與證書效期等條件設定通知規則。管理人員也可以透過待辦清單查看目前需要處理的事項，並優先追蹤已逾期或影響較大的案件。

不過，通知機制仍需要合理的規則設計。例如，過度頻繁的提醒可能增加供應商與內部人員的負擔，而通知對象不正確，也可能造成資料傳遞問題。

因此，企業應明確設定提醒時間、通知對象、逾期處理方式及必要的升級機制，讓通知真正協助工作推進，而不是單純增加訊息數量。

五、SRM、ESG 與 ERP 系統如何分工？

企業可能已經導入 SRM、ERP、DMS 或 EIP 等不同系統。若要擴大供應鏈 ESG 管理，就需要先確認各系統的資料與流程分工，再評估如何整合。

系統	可評估的管理角色	可能連結的資訊
SRM 供應商管理	供應商資料與協作	供應商主檔、分類、聯絡窗口
ESG 永續管理平台	永續調查與評鑑	ESG 問卷、評分、文件、改善紀錄
ERP 系統	企業營運與採購資料	依需求介接採購組織、交易或供應商資訊
EIP／工作流程平台	內部待辦與流程協作	通知、審查、簽核及責任分工
DMS 文件管理系統	文件保存與查詢	文件分類、版本及存取權限

上述分工應依企業實際使用的系統功能調整，並非每家公司都需要導入所有系統。若既有 SRM 已能支援部分 ESG 管理流程，也可以先評估擴充方式，再決定是否需要獨立的平台或額外介接。

在系統整合時，也應確認哪些資料需要同步、由哪個系統作為主要資料來源，以及如何處理資料更新與權限問題，避免相同資料在不同系統中出現不一致的情況。

六、透過管理報表掌握供應鏈 ESG 進度

當企業建立標準化流程後，可以進一步彙整管理指標，了解整體供應商的調查及改善情況。

例如，管理報表可以呈現問卷發送數量、完成率、待回覆供應商數量、評鑑分數分布、改善案件數、逾期案件及改善完成率等資訊。

這些指標有助於管理人員判斷目前的工作進度，也能協助主管了解哪些環節需要投入更多資源。

例如，如果問卷完成率偏低，企業可以檢視問卷內容是否過於複雜、通知方式是否有效，或供應商是否需要更清楚的填答指引。如果改善案件長期逾期，則可以進一步檢視改善要求是否明確、責任分工是否合理，以及內部審查是否存在瓶頸。

管理報表的價值不只是呈現數字，而是讓數據能回到實際流程中，協助企業找出可以改善的環節。

七、供應鏈 ESG 數位化應該如何分階段導入？

企業不一定需要一次完成所有功能。對於尚未建立完整 ESG 管理制度的企業，可以先從供應商名單、線上問卷與資料集中管理開始。

當問卷流程穩定後，再增加資料審查、評鑑指標與供應商分級功能。接著，依實際管理需求加入改善追蹤、通知稽催、證書效期管理及統計報表。

如果企業已經有 SRM 或 ERP 系統，則可以在盤點資料欄位及流程後，逐步評估介接方式。先從必要的供應商基本資料或管理狀態開始，再依需求擴充其他資訊。

分階段導入可以讓企業先解決最明顯的管理問題，避免因為一次規劃過多功能，造成需求不明確、導入範圍過大或使用人員難以適應。

結語：讓供應商管理從單次作業轉變為持續協作

供應鏈 ESG 管理需要持續進行資料蒐集、評鑑、改善與複查。若缺乏流程管理與責任分工，即使企業已經完成問卷調查，也可能難以掌握後續改善成果。

透過 SRM 與供應鏈 ESG 管理平台的適當配合，企業可以將供應商資料、永續評鑑、佐證文件、通知稽催及改善追蹤串聯起來，減少重複整理工作，提升跨部門協作效率，並建立可持續運作的供應商管理機制。

關於景佳科技供應鏈 ESG 永續管理平台

景佳科技供應鏈 ESG 永續管理平台協助企業進行供應商 ESG 問卷調查、永續評鑑、碳排資料及佐證文件管理，並透過改善計畫、通知稽催與統計報表，建立從資料蒐集到持續改善的管理流程。

平台可依企業需求規劃供應商分類、資料審查、評鑑分級與改善追蹤，並評估與既有 SRM、採購、 ERP 或 EIP 工作流程平台的整合方式，協助企業逐步提升供應商協作效率、永續管理透明度與資料可追溯性。

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