企業資訊系統通知與稽催有哪些方式？常見通知管道、比較與應用情境

從 Email、簡訊、站內通知、APP 推播到即時通訊整合，了解企業資訊系統如何透過多元通知與自動稽催，提升工作流程效率。

一、為什麼企業資訊系統需要通知與稽催機制？

在企業日常營運中，許多工作流程需要不同部門、人員共同參與。例如採購申請、費用報支、請假簽核、文件審核、供應商交貨確認等，都可能涉及多個處理階段。

當系統產生新的工作任務，如果沒有適當的通知機制，使用者可能需要主動登入系統，才知道有新的待辦事項。

另一方面，即使系統已經發送通知，也不代表使用者一定會及時處理。當工作持續未完成，就需要透過稽催機制進一步提醒，避免流程延誤。

因此，完善的企業資訊系統，除了提供業務功能，也應考慮如何將重要訊息即時傳遞給相關人員，以及如何追蹤尚未完成的工作。

常見的應用包括：

• 待辦簽核通知：提醒主管有新的表單、採購或費用申請需要審核。
• 工作期限提醒：通知負責人即將到期的工作或待辦事項。
• 逾期稽催通知：當任務超過預定期限仍未完成時，自動提醒相關人員。
• 異常事件通知：例如系統發生錯誤、資料異常或重要作業失敗。
• 業務進度通知：例如訂單狀態變更、供應商回覆或文件審查完成。

透過適當的通知與稽催設計，企業可以減少人工追蹤的負擔，並提高工作流程的透明度。

二、企業資訊系統常見的 8 種通知管道

企業系統可依照使用情境、訊息重要程度及使用者習慣，選擇不同的通知方式。

以下整理七種直接面向使用者的通知管道，以及一種系統間的事件通知方式。

1. Email 電子郵件通知

電子郵件是企業資訊系統最普遍的通知方式之一，適合傳遞正式訊息、工作提醒、簽核結果與定期報表。

Email 可以包含完整的文字內容、案件資訊、附件及系統連結，方便使用者閱讀、保存與後續查詢。

常見應用情境：

• 採購申請、費用報支的簽核通知。
• 文件審核完成或退回通知。
• 合約到期前提醒。
• 每日待辦事項彙整。
• 每週或每月統計報表寄送。

Email 的優點是普及性高、不需要另外安裝專屬通知工具，且容易與企業既有郵件系統整合。

但如果使用者每天收到大量郵件，重要通知可能被忽略。因此，Email 雖然適合正式通知與定期稽催，卻不一定適合所有需要立即處理的事件。

2. SMS 手機簡訊通知

手機簡訊不需要使用者安裝特定 APP，只要擁有可接收簡訊的手機門號，就能接收通知。

相較於 Email，簡訊通常更適合時效性較高、需要主動提醒的訊息。

常見應用情境：

• 重要簽核案件逾期。
• 緊急系統異常事件。
• 帳號登入驗證碼。
• 重要業務期限提醒。
• 供應商緊急交貨通知。

簡訊的主要限制是發送成本，以及文字內容長度和資訊呈現方式較受限制。

此外，簡訊通常需要透過電信業者或第三方簡訊服務商提供的 API 發送。

因此，企業可以將 SMS 定位為重要通知或升級稽催管道，而非所有日常訊息的預設通知方式。

3. Web 系統站內通知

站內通知是 Web-based 企業資訊系統非常重要的基本功能。

系統可以在頁面上方顯示通知鈴鐺、未讀數量及通知清單，也能以頁面提示、訊息彈窗等方式提醒使用者。

使用者登入系統後，即可查看與自己相關的公告、待辦事項或業務訊息。

常見應用情境：

• EIP 員工入口網的個人通知中心。
• BPM 工作流程待辦提醒。
• 系統公告與重要訊息。
• 文件共享、審核或異動通知。
• 系統內部的即時操作提示。

站內通知可進一步提供已讀、未讀、通知分類及歷史紀錄等功能，也可以直接連結相關業務頁面。

例如使用者點選「您有一筆採購申請待簽核」，即可直接開啟對應案件。

不過，站內通知通常需要使用者進入系統才能看見，因此可與 Email、APP Push 等其他通知方式搭配使用。

4. APP Push 行動裝置推播

當企業資訊系統提供行動 APP 時，可以透過手機推播功能，主動提醒使用者有新的待辦或重要訊息。

即使使用者沒有開啟 APP，也可能透過手機的通知介面收到提醒。

常見應用情境：

• 行動簽核與待辦通知。
• 請假、加班或費用申請結果。
• 員工公告與個人訊息。
• 主管待辦案件提醒。
• 重要業務異常通知。

APP 推播一般可透過 Android 的 Firebase Cloud Messaging（FCM）、Apple Push Notification service（APNs）等服務實作。

相較於 SMS，APP 推播通常不需要逐則支付電信簡訊費用，但仍涉及 APP 建置、維護及推播服務整合。

APP 推播的限制是使用者必須安裝對應的 APP，且通知效果會受到裝置設定、網路連線及通知授權等因素影響。

因此，較適合已具備企業行動 APP 的資訊系統。

5. Web Push 瀏覽器推播通知

Web Push 是現代 Web 系統可以考慮的通知方式之一。

它可以透過瀏覽器推播服務，將訊息顯示於電腦或支援的行動裝置通知介面，不需要另外開發 Windows 桌面常駐程式。

常見應用情境：

• EIP 新待辦事項通知。
• 重要公告推播。
• 工作流程逾期提醒。
• 即時業務事件通知。

Web Push 通常使用 Service Worker、Push API 與 Notifications API 等瀏覽器技術，可以在網頁未處於前景、甚至未開啟時接收推播事件。

不過，這種通知方式仍有一些必要條件：

• 使用者必須允許網站發送通知。
• 網站通常需要使用 HTTPS。
• 必須考慮瀏覽器與作業系統的相容性。
• 企業內部網路可能對外部推播服務有所限制。
• 裝置及瀏覽器設定可能影響通知送達。

因此，Web Push 適合用來補強 Web 系統的主動提醒能力，但不宜作為唯一的關鍵通知管道。

6. 即時通訊平台通知

許多企業已經使用 LINE、Microsoft Teams、Slack 等即時通訊工具進行日常工作協作。

企業資訊系統也可以透過平台所提供的 API、Bot 或整合服務，將重要訊息傳送至指定使用者或工作群組。

常見應用情境：

• Teams 通知主管有新的待簽案件。
• LINE 官方帳號通知供應商交貨異常。
• Slack 發送專案工作提醒。
• IT 維運群組接收系統異常事件。
• 定期發送工作進度摘要。

這種方式的優點是能融入企業既有的工作習慣，使用者不必頻繁切換不同的資訊系統。

不過，各平台的 API、訊息發送權限、收費政策及整合規範不盡相同。企業需要依照實際使用的平台評估可行性。

7. 語音電話通知

語音電話通知通常透過自動撥號系統或語音服務平台，將重要訊息傳達給指定人員。

相較於 Email 或一般推播，語音電話具有更強的主動提醒效果，因此比較適合緊急事件，而非一般日常通知。

• 常見應用情境：
• 重大系統故障。
• 資訊安全事件。
• 重要設備異常。
• 緊急營運事件。
• 關鍵服務中斷通知。

例如企業的重要資訊服務發生異常，系統可以透過自動語音電話通知值班人員。

但語音電話的成本較高，也可能影響使用者，因此通常只適合少數重要情境。

8. Webhook / API 系統間通知

除了通知使用者，企業資訊系統也經常需要將事件或狀態變更傳遞給其他系統。

Webhook 或 API 就是常見的系統間通知與整合方式。

常見應用情境：

• BPM 流程完成後，通知 ERP 更新單據狀態。
• SRM 採購訂單變更時，通知供應商相關系統。
• DMS 文件審核完成後，觸發其他作業流程。
• 系統偵測異常時，將事件傳送給監控平台。
• 透過整合服務轉發 Teams 或其他通知。

與其他通知方式不同，Webhook / API 的接收對象通常是另一套系統，而不是終端使用者。

因此，它更適合歸類為「系統間事件通知」，但也是企業通知整合架構中的重要一環。

三、8 種企業系統通知方式比較

不同通知方式各有優缺點，企業應依照訊息的重要性、使用者工作習慣與系統環境進行選擇。

通知方式	即時性	成本考量	主要優點	主要限制
Email	高	低	普及、可提供完整內容	容易被大量郵件淹沒
SMS	高	按則計費	不需安裝 APP、主動性高	成本較高、內容精簡
Web 站內通知	在線時高	低	易整合、方便追蹤	通常需要登入系統
APP Push	高	APP 維護成本	適合行動工作	需安裝 APP 並授權
Web Push	高	整合成本	不需專屬桌面程式	受瀏覽器及授權限制
即時通訊	高	依平台而定	符合既有工作習慣	受第三方平台規範影響
語音電話	高	較高	適合緊急通知	不適合大量日常通知
Webhook / API	高	整合開發成本	適合系統自動化	不是直接面向使用者

註：以上為一般企業應用的相對比較，實際成本與通知時效仍取決於服務供應商、系統架構、網路環境及實作方式。

對多數企業 Web 系統而言，Email 與站內通知通常可以作為基本配置，再依實際需求增加簡訊、APP Push、Web Push 或即時通訊整合。

四、系統通知與自動稽催有什麼不同？

通知與稽催經常一起出現，但兩者的目的並不完全相同。

• 系統通知（Notification） 主要是將事件、訊息或工作狀態傳遞給相關人員。例如採購申請送出後，系統發送 Email 告知主管有新的待簽案件。
• 自動稽催（Reminder / Escalation） 則是在工作尚未完成、接近期限或已經逾期時，依照預先設定的條件進行提醒或升級處理。例如主管收到採購簽核通知後，如果超過兩天仍未處理，系統再次通知；超過三天時，則將逾期訊息同步通知指定的上層主管。

兩者可整理如下：

比較項目	系統通知	自動稽催
主要目的	傳遞資訊與事件	促使未完成工作被處理
觸發條件	事件發生、狀態改變	時間到期、逾期、條件成立
發送頻率	通常依事件發送	可定時或重複發送
通知對象	相關使用者	負責人、代理人、主管
流程控制	通常不涉及	可結合時限與升級規則
應用範例	新增待簽通知	簽核逾期三天通知主管

一個完整的企業工作流程，通常會同時使用通知與稽催。

五、企業常見的 6 種自動稽催機制

除了通知管道的選擇，企業也需要考慮稽催的觸發條件及處理規則。

1. 定時提醒

依照指定時間，定期發送工作提醒。

例如每天上午發送待辦清單，或每週彙整尚未完成的工作。

適合經常性工作、例行報表及待辦事項管理。

2. 逾期提醒

當工作超過預定完成期限，且仍處於未完成狀態時，自動發送通知。

例如採購申請超過兩個工作天尚未簽核，系統通知案件負責人或主管。

3. 重複稽催

當工作持續未完成時，按照預定頻率再次提醒。

例如每隔 24 小時發送一次通知，直到案件完成或達到稽催次數上限。

為避免干擾使用者，應提供稽催次數、頻率及停止條件的設定。

4. 分級稽催

根據案件逾期時間、金額或重要程度，採用不同的通知方式。

例如一般案件逾期先使用 Email，重要案件長時間未處理時，再改用 SMS 或其他即時通訊方式。

5. 主管升級通知

當負責人長時間未完成工作時，自動將稽催訊息發送給上一層主管或指定管理人員。

例如部門主管未能於期限內完成簽核，系統將案件狀態通知更高層級的主管。

升級通知不一定代表案件自動轉交，也可以只增加通知對象，實際處理規則應由企業自行設定。

6. 彙整式通知

將多筆待辦、逾期或異常事件彙整成一份通知，減少使用者收到過多零散訊息。

例如每天發送一封待辦工作摘要，列出所有待簽核案件、逾期工作與重要提醒。

這類方式特別適合管理者及需要同時追蹤大量案件的使用者。

六、實際案例：採購簽核如何運用通知與稽催？

以企業採購申請為例，當使用者提出採購需求後，系統會按照企業的簽核流程，將案件交由指定主管進行審核。

如果只在案件建立時發送一次 Email，可能因為主管忙碌或忽略郵件，導致流程延誤。

企業可以進一步設計分階段稽催規則。

以下為一個示範性的稽催規則：

時間與條件	通知對象	通知方式	處理內容
採購申請送出	簽核主管	Email、站內通知	新增待辦案件
24 小時未處理	簽核主管	Email、APP Push	第一次提醒
48 小時未處理	簽核主管	Email、Teams	再次稽催
72 小時未處理	簽核主管、上層主管	Email、站內通知	升級稽催
案件完成	申請人	Email、站內通知	通知簽核結果

註：上述時間僅為示範，實際應依企業簽核規則設定，也可採用工作日、營業時間或指定期限計算。

在這個案例中，還可以加入幾項重要設計：

• 案件完成後自動停止稽催 - 避免案件已完成，系統卻持續發送提醒。
• 支援代理人通知 - 當主管請假或不在職時，可依代理設定將訊息通知代理人。
• 不同案件採用不同規則 - 例如一般採購與高金額採購，可使用不同的提醒頻率及升級條件。

透過這些機制，企業可以降低工作流程對人工追蹤的依賴。

七、不同企業資訊系統的通知與稽催應用

通知與稽催不僅適用於簽核流程，也可以廣泛運用於各類企業資訊系統。

系統類型	通知與稽催應用情境
企業入口網 EIP	員工公告、待辦提醒、請假與加班簽核、重要工作通知
工作流程 BPM	表單待簽、逾期稽催、代理人通知、主管升級提醒
採購與供應商管理 SRM	採購審核、供應商報價、訂單交期、驗收進度、合約到期
文件管理 DMS	文件審查、文件異動、共享通知、審核逾期、文件有效期限
費用管理系統	費用報支、預支核銷、預算超額、憑證補件、待簽稽催
人資與差勤系統 HR	出勤異常、請假審核、考核期限、教育訓練提醒
IT 服務管理	服務請求、事件指派、處理時限、系統異常與故障通知

例如，在供應商管理系統中，企業可以於交貨日前通知供應商確認交期；若交期已到但尚未完成交貨，再依逾期天數啟動稽催。

在文件管理系統中，企業則可針對文件審核期限、合約有效期間或定期審查作業，自動通知相關人員。

因此，通知與稽催並非獨立的業務功能，而是可以整合於各種企業流程中的共通服務。

八、企業規劃通知與稽催機制時，需要注意哪些問題？

通知管道越多，不代表系統就越有效率。若缺乏適當的管理規則，反而可能造成通知過量、訊息重複或重要資訊被忽略。

以下幾項是規劃時值得考慮的重點。

1. 避免過度通知與通知疲勞

如果每個案件異動都發送 Email、簡訊與 APP 推播，使用者可能每天收到大量重複訊息。

因此，企業可以依重要程度決定通知管道。

例如一般工作採用站內通知，重要待辦增加 Email，緊急事件才使用簡訊或電話。

此外，定期彙整通知也有助於減少使用者的訊息負擔。

2. 支援使用者通知偏好設定

不同使用者可能有不同的工作習慣。

例如管理者希望透過 APP Push 接收簽核提醒，而一般員工則習慣透過 Email 接收正式通知。

系統可以考慮提供通知類型、通知管道及接收時間的偏好設定。

不過，對資訊安全警示或其他必要通知，企業仍可依管理政策設定不可關閉的通知項目。

3. 確保通知權限與資料安全

企業通知可能包含客戶資料、採購金額、合約資訊或其他敏感內容。

因此，系統不應只考慮如何發送通知，也需要確認接收者是否具有存取相關資訊的權限。

例如員工收到待簽通知後，點擊連結進入系統，仍應經過身分驗證與權限檢查。

對於 SMS、APP Push 等可能顯示於鎖定畫面的通知，也應避免直接揭露過多敏感資料。

4. 建立發送紀錄與失敗處理機制

通知不代表一定送達，送達也不代表使用者已經閱讀。

企業應依不同管道可提供的回執能力，記錄通知狀態。

例如：

• 通知建立時間。
• 通知類型與發送對象。
• 使用的通知管道。
• 發送成功或失敗紀錄。
• 服務商提供的送達狀態。
• 系統內可取得的已讀或處理狀態。

如果通知失敗，也可以依規則重新發送，或改由其他通知管道處理。

5. 稽催應配合實際業務狀態

稽催系統不能只依照時間持續發送通知，而應同時確認案件是否仍需要處理。

例如案件已完成、取消或轉交其他人員後，就應停止原有的稽催工作，避免產生錯誤訊息。

此外，對於主管升級稽催，也應考慮假日、工作日、代理人及簽核權限等條件。

6. 考慮企業網路與部署環境

部分企業可能使用封閉式內部網路，或對外部網路連線有嚴格限制。

在這類環境中，Email、SMS、Web Push、APP Push 與即時通訊平台等通知管道，可能需要不同的網路連線及資訊安全設定。

例如 Web Push 需考慮瀏覽器推播服務及 HTTPS 等技術要求，且通常需要使用者授權。

因此，企業在選擇通知方案時，除了功能需求，也應確認系統部署環境及外部服務使用政策。

九、多通道通知整合：讓企業系統共用通知服務

當企業同時使用 EIP、BPM、ERP、SRM、DMS 等不同資訊系統時，如果每套系統都各自開發 Email、簡訊或 APP 推播功能，可能造成重複開發，也增加後續維護成本。

一種可行的方式，是建立共用的通知與稽催服務，由各業務系統透過 API 或事件機制提出通知需求，再統一管理發送管道與相關規則。

透過共用服務架構，可以集中處理下列工作：

共用服務功能	說明
通知範本管理	統一管理不同類型的通知內容
多通道發送管理	依規則選擇 Email、SMS、Push 等管道
收件者與群組管理	依組織、角色或業務權限決定通知對象
排程與稽催規則	設定通知時間、重複頻率與升級條件
發送佇列管理	支援大量通知的非同步處理
發送紀錄與查詢	保留通知歷程，方便查詢與追蹤
失敗重試與備援	發送異常時重新嘗試或切換管道
API 與事件整合	提供其他資訊系統觸發通知的介面

企業也可以進一步將通知服務與 BPM 工作流程引擎整合，使通知規則能夠依照不同流程及案件狀態自動執行。

需要注意的是，共用通知服務不一定要負責所有業務判斷。例如採購案件是否逾期，仍可由採購系統或工作流程引擎負責判定，再交由共用通知服務執行發送。

這樣可以降低系統間的耦合程度，也有利於後續擴充新的通知管道。

十、結論：好的通知與稽催設計，重點不只是訊息送達

企業資訊系統的通知方式，已不再侷限於傳統的 Email 或簡訊，而是可以結合 Web 站內通知、APP Push、Web Push、即時通訊平台與系統間 API，建立多元化的通知服務。

然而，真正完善的通知設計，不只是提供更多發送管道，而是要讓正確的人，在適當的時間，收到需要處理的資訊。

尤其在企業工作流程中，通知應進一步結合待辦管理、完成期限、逾期稽催、代理人與主管升級機制，才能有效減少工作延誤。

對企業而言，規劃通知與稽催系統時，可以優先考慮以下原則：

• 依訊息重要程度選擇通知管道。
• 避免重複發送與過度通知。
• 讓通知可以直接連結相關工作。
• 依案件狀態與期限自動啟動或停止稽催。
• 建立發送紀錄與異常處理機制。
• 評估多套企業系統共用通知服務的可行性。

透過適當的規劃，通知與稽催可以成為串聯企業資訊系統、改善工作流程與提升管理效率的重要基礎。

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企業可依照實際業務需求，將 Email、站內通知、行動推播及其他通知管道整合至工作流程，並規劃待辦提醒、逾期稽催、代理人通知與主管升級等機制。

針對多套資訊系統的應用環境，也可評估透過 API、排程與共用通知服務進行整合，減少重複開發並提升後續擴充與維護的便利性。

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