企業知識管理平台
知識表單、內容審核與文件歸檔
將制度文件、SOP、FAQ、產品資料、稽核紀錄與表單紀錄，轉換為可查詢、可審核、可套版輸出並可歸檔的結構化知識資料。透過內容管理、版本權限、附件、搜尋與流程審核，協助企業建立更容易維護與再利用的知識管理平台。
- 結構化欄位管理知識內容
- 版本、權限與流程審核控管
- 前台目錄瀏覽與全文搜尋
- PDF 套版輸出與文件歸檔
知識表單目錄
資訊安全管理規範
已發布系統異動申請作業流程
審核中設備維護知識表單
新版次審核完成後，可依套版產生 PDF 並歸檔至文件管理系統
問題不是沒有資料，而是資料難以被管理、查詢與再利用
企業內部的知識內容常分散在文件、表單、資料夾、公告、FAQ 與各部門自行維護的檔案中。當內容缺少結構、版本、權限、審核與搜尋機制時，即使資料已經存在，也不一定能成為真正可用的知識資產。
從文件堆積，轉為知識資產
透過知識表單化、內容審核、前台瀏覽、搜尋查詢與文件歸檔，讓企業知識不只被保存，也能被找到、被維護、被審核與被再次利用。
資料散落在不同檔案與資料夾
制度文件、SOP、產品知識與表單紀錄常分散在 Word、Excel、PDF、共享資料夾或個人電腦中，查找與維護都不容易。
找得到檔案，卻不確定是否為最新版
文件經過多次修訂後，容易產生不同版本、重複檔案或未更新內容，使用者很難確認目前有效版本。
權限與發布範圍不夠清楚
不同部門、角色或單位可查看的內容範圍不同，若缺少權限控管，容易造成資料外流或資訊混亂。
制度、SOP 與規範缺少審核流程
需要正式發布的知識內容，若沒有審核、退回、發布與生效流程，很難追蹤誰修改、誰審核、何時生效。
內容無法依欄位查詢與篩選
單純檔案管理通常只能搜尋檔名或全文，較難依分類、生效日期、負責單位、狀態、版本等欄位快速查詢。
線上內容與正式文件不同步
網頁內容、審核紀錄與正式 PDF 若分開維護，容易產生版本落差；需要能將知識表單套版輸出並歸檔保存。
企業知識管理平台 的目標，是將這些分散內容轉為可管理的知識表單，並結合目錄瀏覽、全文搜尋、版本權限、流程審核、PDF 輸出與文件管理系統歸檔，建立更完整的知識資料生命週期。
從內容管理延伸為知識表單平台
企業知識管理平台不是單純的文件上傳，也不是一次性的線上表單，而是以內容管理為基礎，將知識內容拆解為可維護的欄位、分類、附件、版本與審核狀態，再透過前台瀏覽、搜尋查詢、套版呈現與文件歸檔，形成完整的知識資料管理流程。
內容管理基礎
以結構化內容管理制度文件、SOP、FAQ、產品資料與表單紀錄，保留內容版本、權限、附件與發布狀態。
知識表單化
將不同知識類型轉為欄位化資料，例如分類、適用單位、生效日期、負責人、摘要、附件與審核狀態。
套版與輸出
同一份知識資料可依用途呈現為列表、詳細頁、FAQ、知識庫內容，也可依正式格式套版輸出 PDF。
讓知識資料形成生命週期
從內容建立、審核發布、前台查閱到正式文件歸檔，讓知識資料不只是被保存，而是能被管理、查詢、維護與再利用。
- 01
建立結構化知識表單
依不同知識類型設計欄位、分類、附件與內容格式。
- 02
流程審核與版本控管
依資料夾或內容類型設定審核流程，保留修改與發布紀錄。
- 03
前台瀏覽與搜尋查詢
使用者可依目錄、分類、權限與關鍵字查找知識內容。
- 04
PDF 套版輸出與文件歸檔
完成審核後產生正式 PDF，並歸檔至文件管理系統保存。
平台核心定位：以內容管理作為資料來源，以知識表單作為管理模型，以前台瀏覽與搜尋作為使用入口，並透過 PDF 套版與文件管理系統歸檔，建立可追蹤、可查詢、可留存的企業知識管理平台。
將知識表單目錄階層轉成前台瀏覽入口
一般使用者不需要進入後台管理介面，即可透過前台知識表單瀏覽功能，依資料夾、分類、權限與關鍵字查找知識內容。系統可將後台的知識目錄、內容清單與表單資料轉為類似文件庫或檔案總管的瀏覽體驗，讓制度文件、SOP、FAQ、產品知識與表單紀錄更容易被找到與使用。
從後台內容管理，延伸到前台知識查閱
後台負責內容建立、欄位維護、版本控管與流程審核；前台則提供使用者可理解的知識目錄、列表、搜尋與詳細頁，讓知識資料不只是被管理，也能被日常使用。
目錄階層瀏覽
依知識表單資料夾或內容分類呈現目錄樹，讓使用者逐層查找內容。
權限過濾顯示
依使用者角色、部門、站台或資料夾權限，只顯示可瀏覽的目錄與內容。
搜尋與條件篩選
可結合關鍵字、分類、標籤、欄位條件、狀態與日期範圍進行查詢。
知識詳細頁與附件
進入詳細頁後可查看內容欄位、版本資訊、審核狀態、附件與相關文件連結。
企業知識表單瀏覽
前台知識表單瀏覽 可作為企業知識入口，讓使用者用熟悉的目錄與清單方式查閱內容；後台則保留結構化欄位、版本權限、附件管理與流程審核能力。
從資料建立、審核、查詢到歸檔，完整管理企業知識內容
企業知識管理平台可將制度文件、SOP、FAQ、產品資料、稽核紀錄與表單紀錄轉為結構化知識資料，並結合權限、版本、附件、搜尋、流程、套版與文件歸檔，讓知識內容具備完整生命週期。
不只是知識庫
平台重點不只是讓資料被查到，而是讓知識內容能被正確建立、審核、發布、追蹤、套版輸出與正式留存。
結構化欄位設計
依不同知識類型建立欄位，例如分類、生效日期、負責單位、版本、摘要、內文、附件與狀態。
版本與權限控管
管理內容版本、瀏覽權限、編輯權限、發布權限與資料夾權限，降低錯版與誤用風險。
附件與關聯文件
知識表單可搭配附件、圖片、文件庫檔案、補充資料或相關知識連結，讓內容更完整。
前台知識表單瀏覽
將知識表單目錄轉為前台瀏覽介面，使用者可用類似文件庫或檔案總管的方式查找內容。
全文搜尋與條件篩選
支援關鍵字、分類、標籤、日期、狀態、負責單位與欄位條件查詢，讓知識更容易被找到。
流程審核與發布
可依資料夾、知識類型或部門設定不同審核流程，支援送審、退回、核准與正式發布。
多套版內容呈現
同一份知識資料可呈現為清單、卡片、詳細頁、FAQ、知識庫頁或不同部門專屬版面。
PDF 輸出與文件歸檔
知識表單可依指定版型轉成正式 PDF，並於審核完成後歸檔至文件管理系統保存。
核心價值：讓知識內容不只停留在文件或網頁，而是成為可被欄位化管理、可被權限控管、可被流程審核、可被搜尋瀏覽，並可輸出歸檔的企業知識資產。
將知識表單轉為正式文件，並歸檔至文件管理系統
對於制度文件、SOP、稽核紀錄、表單紀錄與需要正式留存的知識資料，平台可依指定版型產生 PDF 文件，並於審核完成或正式發布後歸檔至 DMS 文件管理系統，讓線上內容與正式文件版本維持一致。
知識表單到正式文件的處理流程
- 01
建立知識表單內容
依不同知識類型建立欄位、分類、摘要、內文、附件與相關資料，形成可維護的結構化內容來源。
- 02
送出流程審核
依資料夾、知識類型或部門規則送審，保留修改、退回、核准、發布與生效紀錄。
- 03
套用 PDF 輸出版型
依制度文件、SOP、申請紀錄、稽核報告或產品資料表等不同用途，套用指定文件格式。
- 04
產生正式 PDF 文件
將欄位內容、版本、生效日期、附件清單、審核紀錄與頁首頁尾整合為正式文件。
- 05
歸檔至 DMS 文件管理系統
PDF 完成後可歸檔至文件管理系統，納入文件分類、權限、下載、版本與後續查閱管理。
正式文件輸出示意
知識表單可依企業文件格式輸出為正式 PDF，讓線上知識內容同時具備可瀏覽、可下載、可稽核與可歸檔的文件型態。
歸檔後納入文件管理
正式 PDF 可進入文件管理系統，依文件分類、權限範圍、版本紀錄與下載規則進行後續管理。
線上內容與正式文件一致
避免網頁內容、PDF 文件與歸檔檔案分開維護，降低版本落差。
不同知識類型使用不同版型
制度文件、SOP、稽核紀錄與產品資料可套用不同輸出格式。
保留審核與生效資訊
文件可包含版本、生效日期、審核紀錄、附件清單與發布狀態。
歸檔後延伸權限與下載控管
透過 DMS 管理正式文件的分類、權限、下載、版本與保存。
應用重點：知識表單負責管理可編輯的內容來源，PDF 負責形成正式文件版本，DMS 文件管理系統則負責保存、下載、權限與後續查閱，讓知識資料從建立到歸檔形成完整閉環。
適合管理有固定欄位、審核流程與正式留存需求的企業知識資料
企業知識管理平台適合用於管理不只是檔案，也不只是表單的知識內容。當資料需要欄位化、版本控管、權限管理、流程審核、搜尋瀏覽與正式文件歸檔時，就適合透過知識表單方式集中管理。
制度文件管理
管理公司制度、內部規範、管理辦法與公告文件，保留版本、生效日期與發布狀態。
SOP 與作業規範
將標準作業程序、部門規範與操作指引結構化管理，方便查詢、審核與更新。
產品知識資料庫
管理產品規格、服務說明、技術文件、常見問題與附件資料，提供內部查詢使用。
內部 FAQ 與知識庫
將常見問題、處理經驗、服務說明與操作知識整理為可搜尋、可分類的知識內容。
稽核紀錄與改善追蹤
管理稽核表單、改善紀錄、追蹤狀態與佐證附件，便於後續查核與留存。
教育訓練教材
管理訓練課程、教材內容、適用對象、附件與版本，讓知識內容可持續維護。
專案知識文件
彙整專案經驗、會議紀錄、需求文件、決策紀錄與交付資料，形成可再利用的知識資產。
表單紀錄與審核資料
將需要留存的申請紀錄、審核資料、簽核結果與附件內容轉為可查詢的知識表單。
應用案例：建立可審核、可查詢、可歸檔的內容資料庫
某單位原本將制度文件、業務知識與表單紀錄分散存放在 Word、Excel、PDF 與共享資料夾中，資料維護方式不一致，使用者也不容易確認最新版本與審核狀態。透過企業知識管理平台，將內容轉為結構化知識表單，並建立前台瀏覽、搜尋查詢、審核發布與 PDF 歸檔流程。
- 將制度、SOP、FAQ 與紀錄資料整理為不同類型的知識表單。
- 依資料夾與內容類型設定權限、版本與流程審核規則。
- 提供前台目錄瀏覽、全文搜尋、欄位篩選與詳細內容查閱。
- 審核完成後依套版產生 PDF，並歸檔至文件管理系統保存。
導入後的管理改善
透過知識表單化與正式歸檔流程，企業可降低資料分散、版本混亂與人工維護成本，讓內部知識從零散文件轉為可維護、可追蹤、可稽核的管理平台。
將分散的文件、表單與經驗資料，轉為可管理的企業知識資產
景佳科技可依企業既有內容管理、文件管理、權限組織與審核流程，規劃知識表單、前台瀏覽、全文搜尋、PDF 套版輸出與 DMS 歸檔應用，協助企業建立可查詢、可審核、可留存的知識管理平台。
知識表單規劃
依制度、SOP、FAQ、紀錄資料設計欄位與分類。
瀏覽與搜尋入口
建立前台目錄瀏覽、權限過濾與條件查詢介面。
PDF 與文件歸檔
審核完成後產生正式 PDF，並歸檔至文件管理系統。