從發布到 QR Code 簽到！一站式福委會活動主辦指南

熱鬧活動背後的行政夢魘：碎片化的籌辦與統計

舉辦大型員工旅遊、年度家庭日或是精采絕倫的跨部門講座，向來是福委會最能點燃職場活力、促進同仁交流的黃金時刻。

然而，在活動完美呈現的歡笑聲背後，往往隱藏著承辦同仁沉重無比的行政壓力。從前期的活動發布、利用 Email 漫無目的地收件、人工作用 Excel 辛苦彙整報名表，到中期的名額限制控管、手動處理複雜的候補名單，再到活動當天安排專人在會場門口拿著厚厚的紙本名冊焦頭爛額地逐一勾選簽到，任何一個環節的人工疏失，都可能導致數據統計錯誤或同仁的埋怨，讓本該傳遞幸福的福利活動變成了行政上的盲點。

完美串聯活動生命週期：從線上發布到智能名單管理

一站式的活動辦理功能，將活動從最初的籌備規劃到最後完美落幕的完整生命週期，進行了完美的數位整合。

福委會管理者只需在系統後台建立活動資訊，包含報名期間、名額限制、活動說明與相關附件，系統便會自動在平台首頁進行重點活動海報宣傳，並提前自動發出訊息通知提醒同仁參與。當遇到名額有限的熱門活動時，系統能根據預設的規則（如報名順序或公平的自動抽籤機制）自動進行錄取判定，並即時發布中籤與候補名單。同仁在線上即可完成報名資料填寫與費用繳交確認，大幅免去了承辦人來回校對名單的時間耗損。

迎來數位化變革：行動化 QR Code 快掃報到與地圖定位

到了活動舉辦的當天，數位化平台更將展現科技帶來的流暢參與體驗。同仁不需再花費時間排隊手寫簽到，只需開啟手機上的專屬福利 APP ，出示個人帳戶內專屬的 QR Code ，現場工作人員透過行動裝置輕鬆一掃，即可在數秒內完成出席確認，數據亦會即時寫入後台管理系統。

此外，系統更具備強大的地圖定位功能擴充，對於戶外大型員工旅遊或分散式的城市健走活動，能有效率地記錄參與者的出席軌跡，不僅大幅提升了整場活動的科技感與精緻度，更讓現場的安全控管與總人數掌握變得滴水不漏。

轉化數據為福利資產：多媒體相簿花絮與參與率分析

當活動圓滿結束後，系統的營運價值與回饋依然在持續延伸。活動承辦人員可以將現場捕捉到的精彩照片與多媒體影音，快速上傳至系統自帶的多媒體專輯相簿中，打造熱鬧的活動花絮回顧專區，讓同仁隨時上線重溫當天的歡樂記憶。

最重要的是，系統會將本次活動的報名人數、錄取率、實際出席率等關鍵數據集中保存。福委會團隊可以透過這些保留完整的服務紀錄與歷史數據，進行跨年度的活動成效分析，作為未來編列活動預算、評估滿意度與規劃新年度福利方案時，最科學且具公信力的決策依據。

活動辦理階段	傳統人工作業盲點	一站式數位化平台解決方案
前期發布與報名	以 Email 發送報名表，容易產生名額爆滿卻無法即時截止的窘境。	線上設定名額限制與報名期間，額滿自動轉為候補，控管精準。
當天現場簽到	排隊手寫簽到效率低落，現場混亂且後續需人工重新登打出席率。	行動裝置專屬 QR Code 快掃報到，出席數據即時寫入系統。
後期統計與回顧	活動照片散落各處，且難以統計同仁的年度活動實際參與率。	內建多媒體花絮相簿，結合後台參與率統計，完整保留活動軌跡。

導入這套全自動活動指南，能讓福委會擺脫瑣碎庶務，聚焦於更有價值的企劃內容：

• 極致優化現場報到體驗： 利用行動化地圖定位與 QR Code 技術，打造高科技感且流暢的活動參與流程。
• 建立長期活動績效資產： 透過保留完整的活動參與紀錄，讓福利資源的配置能朝向員工最喜愛的活動傾斜。

關於景佳科技福委會系統

景佳科技福委會系統協助企業數位化管理員工福利活動、補助申請、團購管理、禮品兌換及福利金運用等作業，打造便利且透明的福利管理平台。

透過線上申請與自動化管理機制，員工可隨時查詢福利資訊、申請補助及參與活動，降低行政人員作業負擔。同時可建立完整的福利使用紀錄與統計報表，提升福利資源運用效率。

景佳科技福委會系統有助於企業提升員工滿意度與向心力，建立更完善的員工關懷制度與友善職場環境。

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