表單申請和工作流程的 10 個檢查清單
通過消除手動重複性工作來節省時間和成本
能夠成功實施表單和工作流程程解決方案的組織可以通過消除重複的手動工作來實現顯著的成本和時間節省。雖然目前有許多表單應用程序可用，但對於許多公司來說，最佳表單解決方案將是更廣泛的數位體驗平台(DXP) 的一部分。DXP 整合表單解決方案通過利用強大的規則和工作流程程功能、報告、API 等為企業提供強大的功能和靈活性，同時確保與企業更廣泛的數位體驗保持一致的外觀和感覺。
本文概述了選擇表單解決方案時需要考慮的 10 個注意事項。
1. 表單個人化
首先，表單解決方案應該允許表單本身的徹底個人化。一個好的表單解決方案不僅允許不同類型的字段，而且應該足夠動態，可以使用單個表單處理不同類型的使用者和用例。通過根據使用者響應和條件規則更改可用的問題和字段，現代表單可以為唯一使用者收集必要的資訊，而無需提出不必要的問題。
無論可訪問性和易用性至關重要（例如Philadelphia Care Group），還是您只是希望減少使用者體驗中的摩擦，您都需要確保能夠為各種獨特的使用者提供個人化的表單體驗。
2. 規則和工作流程程
要創建動態表單體驗，您需要能夠設置規則來確定顯示哪些字段、確定需要哪些字段、根據之前填寫的字段甚至使用者本身的屬性執行計算等。隨著表單變得越來越複雜，規則變得越來越重要。
填寫表單後，新收集的資料會怎樣？為了避免不必要的重複性手動工作，您需要確保您的表單軟體還支援強大的、可自定義的工作流程程，使收集到的資訊自動發送給正確的人員或團隊進行處理或批准。
實施出色的工作流程程並非易事——創建有效工作流程程的公司可以消除大量的日常工作。英國政府協會 LGA就是一個例子。LGA 通過使用 Liferay 簡化內部工作流程程，將運營成本降低了 40%。
3. 資料提供商整合
為了消除更多的維護工作，同時保持表單動態和最新，您將希望您的解決方案能夠與資料提供商整合。資料提供程序通常是與資料源交互的第三方軟體組件。想要“國家/地區”和“語言”字段選項與維護的世界國家/地區和語言列表同步嗎？然後，您需要將這些字段與資料源同步，這樣您就不必不斷維護它們。
4. 表單安全
無論您的表單是政府文件的敏感申請，還是僅用於產品的保修索賠，確保捕獲的任何資訊的安全都至關重要。除了限制需要查看表單內容的人員的訪問權限的角色/權限系統之外，您還需要確保您的表單解決方案具有最新的安全功能，並且具有快速解決問題的流程解決方案本身可能出現的任何漏洞。
5. 靈活、可客製
從可客製的圖片、顏色和字體，到結構、驗證和字段類型，出色的表單解決方案將允許您獲取所需的資訊，同時仍然堅持您的企業形象和風格。
當80% 的公司都在客戶體驗方面展開競爭時，確保客戶的表單體驗與他們的其他數位體驗相匹配非常重要。
6.跨設備的持續體驗
由於大部分在線訪問來自移動使用者，他們對無縫、直觀的移動體驗抱有很高的期望。現實情況是，笨拙、令人沮喪的移動體驗將導致放棄和退出。由於這些“放棄者”中 87% 不會回來填寫表單，因此移動體驗不僅應與桌面瀏覽器體驗保持連續，而且還應允許從任何設備輕鬆提交表單，這一點至關重要。
7. 表單API
為了進一步確保公司的表單體驗“面向未來”，另一個首要考慮因素是確保表單與其他技術協調工作。Forms API 允許您自定義表單解決方案，無論這意味著自定義字段類型、動態資料映射還是從其他應用程序提取表單資料。無論您使用工作流程程、資料映射還是不同的第三方應用程序，很高興知道無論您的業務發展到哪裡，都可以選擇擴展您對使用者資料的處理方式。
8. 報告和分析
幾乎每個行業的領導者都意識到，現在和未來改善業務的關鍵是匯總和分析資料，以深入了解業務並推動改進。無論您屬於哪個行業或業務，請確保可以報告您的表單解決方案，以便跟踪和審查表單的參與度、完成率、瓶頸等，以便您的企業能夠進行改進和完善，以獲得更好的結果。
9. 易於使用
不久前，表單創建僅限於開發人員。如果您的組織想要定期使用 Web 表單，您甚至可能需要雇用一名開發人員來創建和管理您的表單！值得慶幸的是，當今存在許多不需要一行代碼的表單和工作流程應用程序。雖然您的表單解決方案應允許開發人員自定義表單，但您很可能需要一個允許業務使用者創建和管理公司的各種表單的解決方案。
10. 驗證
對於您正在尋找的表單新功能，重要的是不要忽視基礎知識。可靠的表單驗證不僅可以保護您的業務免受惡意攻擊，還可以保護您免受一系列意想不到的後果。驗證還可以確保您和您的使用者按預期填寫必填字段，從而為您和您的使用者節省時間。
形式的普遍價值
乍一看，表單似乎只是簡單的獨立應用程序，可以自行運行，不需要太多思考。現實是，每一種直觀的現代形式體驗背後幾乎總是存在大量的複雜性！
通過選擇作為數位體驗平台一部分的表單解決方案，組織可以訪問一整套功能強大的應用程序，例如工作流程程、表單規則、報告、分析等。此外，DXP 整合表單解決方案可實現一致的數位體驗以及與現有使用者和應用程序更輕鬆、更可客製的後端整合。
無論您是尋求表單來幫助管理大量使用者和內容（例如EDF Group），還是尋求一種可擴展的方式來獲取和管理使用者資訊，表單和工作流程程都是高效管理內部和麵向客戶的交互的關鍵組件。
為了實現消除手動流程以及節省時間和金錢等目標，組織需要考慮的不僅僅是表單字段。現在和未來的出色結果需要考慮使用者的表單體驗、收集資料後會發生什麼，以及表單如何適應公司更廣泛的數位體驗產品。
