供應商管理如何從人工追蹤走向數位協作？企業採購流程改善的 7 個方向

供應商資料分散、詢價及交期難追蹤？了解 SRM 供應商管理系統如何整合採購、供應商協作、訂單及履約管理

在企業營運中，採購不只是取得商品或服務，更涉及供應商資料管理、詢價比價、訂單確認、交期追蹤、品質管理及履約驗收等工作。

尤其在製造業及供應鏈環境中，採購部門需要與大量供應商保持聯繫。從採購需求提出，到供應商回覆報價、確認訂單及安排交貨，往往需要多個部門共同參與。

如果企業仍依賴 Email、Excel、電話及人工追蹤管理採購作業，當供應商數量及採購案件增加時，就可能出現資訊分散、資料重複、交期追蹤困難及管理效率下降等問題。

因此，企業在推動採購數位化時，除了關注採購作業本身，也應重新思考企業與供應商之間的協作方式。

透過供應商關係管理系統（ Supplier Relationship Management, SRM ），企業可以逐步建立集中化的供應商管理及採購協作平台，讓內外部作業更容易被追蹤與管理。

一、供應商管理為什麼容易成為採購部門的工作負擔？

採購部門的日常工作往往涉及大量資訊交換。

例如，採購人員需要向供應商詢價、比較報價內容、確認交貨時間，並在訂單成立後持續追蹤履約進度。

當供應商透過不同方式回覆資訊，採購人員就需要自行整理及確認資料。

常見的管理問題包括：

第一，供應商資料分散。企業可能在不同部門保存供應商聯絡資訊、資格文件及交易紀錄，造成資料不一致。

第二，詢價及報價紀錄難以集中。不同供應商可能透過 Email、電話或其他管道回覆，採購人員需要額外整理比價資料。

第三，訂單與交期追蹤依賴人工。當供應商數量增加，採購人員可能需要逐一詢問訂單進度。

第四，供應商文件管理不完整。資格文件、品質資料及相關證明可能分散在不同資料夾或郵件附件中。

第五，跨部門資訊傳遞容易產生落差。採購、財務、倉儲及品質管理部門可能需要不同資訊，卻缺乏一致的資料來源。

這些問題會增加採購人員的行政負擔，也可能讓企業難以快速掌握供應商及採購案件的整體狀況。

二、SRM 不只是採購系統，而是企業與供應商的協作平台

供應商關係管理系統（ SRM ）的核心目的，是協助企業管理供應商資訊及採購相關流程，並建立企業與供應商之間更有制度的協作方式。

相較於單純使用 Excel 保存供應商資料，SRM 可以依照企業需求，將供應商註冊、資格文件、詢價、採購、訂單及交期管理等作業集中到平台中。

企業不必完全取代既有 ERP 或財務系統，而是可以依照實際流程，規劃 SRM 與既有系統之間的資料交換及業務分工。

例如，採購人員可以透過 SRM 管理供應商及採購協作，後續訂單或財務資料則依照企業既有架構與 ERP 等系統銜接。

這種方式有助於降低重複建置，也能讓企業逐步改善供應商管理流程。

三、建立一致的供應商資料管理制度

供應商資料是採購管理的重要基礎。

如果不同部門各自保存供應商資訊，可能出現聯絡資料不一致、資格文件過期或供應商狀態未更新等問題。

企業可以透過 SRM 建立集中化的供應商資料管理方式。

1. 建立供應商基本資料

集中管理供應商名稱、聯絡資訊、公司資料及相關管理欄位，降低重複建檔的情況。

2. 規劃供應商註冊及資料維護流程

依照企業需求，讓供應商透過入口平台提交基本資料或更新資訊，再由企業內部相關人員進行確認。

3. 管理供應商資格文件

集中保存企業所需的資格資料、證明文件及相關附件，方便採購或管理單位查詢。

4. 建立供應商狀態及評鑑紀錄

依照企業管理制度，維護供應商資格、評鑑結果及相關管理資訊。

5. 配合組織及權限管理

依照採購人員、管理者及供應商等不同角色，規劃適當的資料存取及操作權限。

透過一致的資料管理制度，企業可以降低供應商資訊分散所造成的管理問題，也有助於後續採購協作及資料分析。

四、詢價與比價流程如何減少人工整理？

詢價及比價是採購作業中常見的工作。

當企業需要向多家供應商詢價時，採購人員通常需要整理需求內容、傳送詢價資料、等待供應商回覆，再將不同報價進行比較。

如果所有資訊都透過 Email 或 Excel 管理，就可能出現報價版本不一致、回覆遺漏或比較資料不完整等情況。

企業可以透過 SRM 將詢價及報價流程逐步數位化。

例如：

• 建立統一的詢價案件及需求資料。
• 依照採購需求通知相關供應商。
• 集中管理供應商回覆及報價資料。
• 保留詢價及採購案件相關紀錄。
• 配合企業採購制度進行比價、議價或審核。

如果企業具有電子競標或線上投標需求，也可以依照採購規則評估相關功能。

需要注意的是，詢價、比價及競標流程涉及企業採購制度及管理要求，系統應依照實際規則規劃，而不是將所有採購案件套用相同流程。

五、訂單與交期管理，讓採購資訊更容易掌握

採購訂單成立後，企業仍需要持續掌握供應商的履約情況。

例如，供應商是否已確認訂單、預計何時交貨、是否有交期異動，以及實際交貨是否符合需求。

當企業透過電話或 Email 逐一追蹤訂單，採購人員可能需要花費大量時間確認資訊。

SRM 可以依照企業需求，建立訂單及交期協作機制。

例如，供應商可以透過平台查看相關訂單資訊，並依照規劃的功能回覆訂單確認、交貨安排或進度資料。

企業則可以集中查看訂單狀態及相關紀錄，減少不同人員各自保存資料的情況。

對於具有排程訂單、外包訂單或多種交貨模式的企業，也可以依照實際採購流程規劃不同的管理方式。

六、供應商文件與品質管理，建立可追蹤的管理紀錄

供應商管理不只是採購價格及交期，也可能涉及品質、資格及合規文件。

例如，企業可能需要管理供應商資格證明、品質文件、產品承認資料、環保相關文件或其他採購要求的附件。

如果這些資料散落在不同資料夾或 Email 中，採購及品質管理人員可能難以確認文件是否完整或仍然有效。

透過 SRM 或相關文件管理機制，企業可以集中保存供應商文件，並依照供應商、文件類型或採購案件進行分類。

企業也可以依照自身管理制度，規劃文件更新、審核及歷史紀錄保存方式。

需要特別注意的是，文件集中保存並不等於已經完成品質管理或法規合規。企業仍應依照自身制度及適用要求，確認文件內容、有效期限及審核責任。

七、採購流程與 ERP 整合，降低重複輸入

企業導入 SRM 時，另一個重要課題是如何與既有系統整合。

許多企業已經使用 ERP 管理採購、庫存、財務或訂單資料。如果 SRM 與 ERP 完全分離，採購人員可能需要在不同系統重複輸入資訊。

因此，企業應在導入前先確認各系統的功能分工及資料來源。

例如：

SRM 可以負責供應商協作、詢價、採購案件及交期資訊；ERP 則依照既有架構處理採購、財務、庫存或其他核心業務資料。

企業可以依照實際環境，評估 API、資料交換、排程同步或其他適用的整合方式。

整合規劃應先確認：

• 哪些資料由 SRM 建立及維護。
• 哪些資料由 ERP 作為主要來源。
• 哪些資訊需要雙向交換。
• 資料更新時如何避免重複或衝突。
• 系統異常時如何追蹤及處理。

透過清楚的系統分工，企業可以降低重複輸入及資料不一致的風險。

八、SRM 導入應從採購管理痛點開始

企業導入 SRM 不一定需要一次涵蓋所有採購功能。

如果企業目前最大的問題是供應商資料分散，可以先從供應商主檔及資格文件管理開始。

如果採購部門花費大量時間在詢價及比價，則可以優先規劃詢價協作流程。

如果訂單交期追蹤是主要問題，則可以先建立訂單確認及交貨進度管理。

企業應根據實際業務需求，選擇適合的導入範圍，並在使用過程中逐步擴充。

導入前可以先盤點：

• 目前供應商數量及管理方式。
• 採購案件的主要類型。
• 供應商需要配合的作業流程。
• 目前使用的 ERP、採購及財務系統。
• 需要優先改善的人工工作及資訊問題。

透過需求盤點，企業可以避免功能規劃過於複雜，也能讓系統更符合採購部門及供應商的實際使用情境。

結語：供應鏈數位化，從改善日常協作開始

供應鏈管理涉及企業內部採購、供應商、財務、品質及其他相關部門。當資訊分散在不同平台或依賴人工追蹤時，企業就容易面臨資料不一致、交期資訊不透明及採購管理負擔增加等問題。

透過 SRM 採購供應商協作平台，企業可以逐步建立供應商資料管理、詢價比價、訂單交期及文件管理等數位化作業方式，並依照實際需求與既有 ERP 或其他系統整合。

供應鏈數位化不一定要從大型專案開始，而是可以先從最常發生、最耗費人工或最難追蹤的採購流程著手。

當企業逐步建立一致的供應商管理制度及協作平台，就能為後續採購效率提升、供應鏈管理及相關分析應用建立更好的基礎。

關於景佳科技 SRM 採購供應商協作平台

景佳科技 SRM 採購供應商協作平台協助企業整合供應商管理、請購採購、詢價比價、電子競標、訂單交期、履約驗收及相關文件管理作業。

透過供應商入口、採購流程管理及既有 ERP 或企業系統整合，協助企業建立更有制度的採購協作環境，降低人工追蹤及資料分散所帶來的管理負擔，提升採購資訊透明度與供應商協作效率。

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