創新企業內部網路如何提升遠距辦公效率
創新企業內部網路是數位化工作場所成功的關鍵因素
近幾個月來，數百萬員工開始居家辦公。原因在於：新冠疫情帶來的限制措施。這項改變引發了人們的擔憂，尤其是雇主們對員工生產力的擔憂：員工在遠距辦公環境中的生產力是否能與在辦公室時一樣高？
遠距工作的未來
在邁向新常態的道路上，遠距辦公革命很可能比預期來得更快。理查德·艾森伯格在疫情初期就曾在福布斯網站上撰文指出：「既然數百萬員工已經證實居家辦公切實可行，那麼一旦新冠疫情危機結束，很可能會有更多雇主願意允許至少部分員工居家辦公，至少是暫時的。」 這裡引人深思的問題是：那些主要以分散辦公或高度去中心化方式工作的員工（例如疫情工作人員（例如疫情工作人員）？史丹佛商學院的一項研究發現，居家辦公的員工比在辦公室工作的同事生產力高出13%。
如今，我們周遭的世界彷彿一個巨大的實驗室，其目的在於驗證這些實驗結果。但無論員工身處何地，經營內部網路的公司都可以採用多種方法來提高現代員工的生產力。
什麼是創新企業內部網路？
數位化工作場所涵蓋了公司用於支援員工工作的所有工具，其中重點是企業內部網路。如果您一提到「企業內網」就想到過時的文件共享軟體和通用的團隊網站，您並不孤單。但在2020年，是時候追求更高的目標了。如今，創新企業內部網路憑藉著多樣化的功能，已成為公司正式的溝通管道，同時也是協作、可靠資訊檢索和與內部專家交流的中心。這些功能在正常情況下固然重要，但在員工居家辦公、無法像在辦公室那樣直接向隔壁同事諮詢問題時，它們就顯得至關重要了。
以下是創新企業內部網路的三個基本要求：
企業內部網路應成為值得信賴的溝通管道，並促進營運的一致性。
員工需要快速且方便地找到官方公告和可信賴的內容資料庫，以便為全球客戶提供一致的使用者體驗。領導者希望確保公司的主要溝通管道得到有效利用，並且公告能夠被閱讀。然而，創新的內部網路不應僅自上而下地傳遞訊息，而應連結組織的各個層級，使所有員工無論身處何地都能進行溝通和協作。
為了確保所有員工（包括公司外部員工，例如子公司、工廠、零售店、分公司或加盟店的員工）都能存取內容，必須確保內容可在任何裝置上存取。這些內容必須個人化客製，並針對不同的員工群體進行調整，以便每個人不僅能看到與自身相關的內容，還能輕鬆地與同事和團隊分享這些資訊。創新的內部網路有助於尋找內部專家，並整合常用的聊天工具，顯示當前的線上狀態，從而實現快速且方便的即時對話。
顯而易見，遠距員工的管理和目標一致性往往更難掌控。然而，像公司內部網路這樣可靠的溝通工具可以幫助公司清楚地定義目標，打破組織內部資訊的孤島，並支援公司為全球客戶提供一致的服務。
企業內部網路應該為員工提供與 B2C 產業類似的使用者體驗。
“過時的、內部開發的或自行建構的企業內網無法滿足員工的當前需求。對許多員工來說，企業內網是最不受歡迎的生產力工具之一。”
Forrester 最新科技報告：企業內部網路平台，2020 年第一季
每家公司都應該努力提供一個員工認可的內部網路。但是，如何才能讓員工對內部網路產生興趣呢？
簡而言之：根據員工的需求和偏好設計企業內網，公司也能從中受益。跳脫固有思維，借鏡B2C產業的經驗：B2C消費者體驗以顧客為中心，力求實現最流暢的產品搜尋與購買流程。遵循數位行銷和銷售的原則，創新的企業內網也應致力於促進公司內部業務流程的順暢運行，使員工能夠專注於更重要的任務。
首先，創新企業內部網路應能有效減少「噪音」。員工每天都會被大量資訊、資料和內容所淹沒。精細化的權限系統能夠確保員工只看到他們需要的內容。其次，基於員工群體的個人化功能可以優先展示相關內容，使每位使用者都能收到與其相關的資訊。這些群體可以根據地區或辦公地點進行劃分，從而可靠地展示重要的本地內容。此外，基於使用者興趣的AI內容推薦也是一個極具價值的選擇。
如果以上措施還不足以提供員工所有必要的資源，那麼第二步就是建立直覺的導航系統，方便員工尋找內容和資源。或許更重要的是，要提供類似Google的強大搜尋功能，能夠同時搜尋內部網路和連網系統。
現在，您只需要一個既能強化品牌價值又易於使用的視覺呈現方式。讓您的業務使用者能夠輕鬆地為他們的團隊和專案建立專屬網站。像對待客戶一樣用心設計員工的使用者體驗。這不僅能確保員工更有效率地工作並感受到自己的價值，還能幫助您更長久地留住寶貴人才。
所有這些因素都能改善員工的工作條件，無論他們的工作場所、工作方式或使用的設備如何。它們強化了對優先事項的全局關注，提升了員工敬業度，並讓每個人都感受到自己是共同目標的一部分。
企業內部網路應透過數位化手段優化業務營運。
創新企業內網的另一個功能是能夠將業務流程數位化，以便遠距員工也能處理這些流程。一些歷史悠久、較成熟的公司可能仍然保留著許多關鍵流程，這些流程依賴人工或紙本文件，難以甚至無法在家中完成。一旦辦公室營運出現重大中斷，業務連續性將受到威脅。將流程數位化並透過桌面或行動裝置進行管理，不僅允許員工在家辦公，還能透過衡量處理時間、識別瓶頸和提高效率來優化日常營運。一些公司已經發現，這也能為組織內不同層級的員工創造更多交流資訊和協作的機會，從而取得更好的成果。
每位企業領導者都應該捫心自問：「我的員工在哪些方面花費了太多時間？哪些業務目標因此受到阻礙或停滯？」創新型企業內網的整合和流程自動化功能可以有效簡化和數位化這些流程，消除複雜性，並減少員工在低價值任務上花費的時間。身為人力資源經理，您或許會覺得您的團隊在處理與休假申請、病假、福利或工時相關的電子郵件和簡訊上花費了太多時間。自助服務選項可以讓員工在幾秒鐘內解決問題，這不僅可以提高員工滿意度，還能讓您的人力資源團隊騰出更多精力關注員工福祉。
適應“新常態”
創新企業內部網路正日益成為數位化工作場所的策略成功要素。作為數位化工作場所的核心樞紐，它們至關重要，能夠幫助企業在動盪時期保持競爭力。建立官方且互動性強的溝通介面，打造以使用者為中心且易於使用的企業內網以完成重要任務，並實現業務流程的數位轉型，對於快速、大規模地切換到遠端辦公模式，以及即使在辦公室外也能保持高生產力至關重要。顯然，數位化是企業生存的根本前提。創新企業內網策略是確保員工在家工作成功的關鍵因素。
點播網路研討會：居家辦公－通往新工作模式的入口
「新工作模式」描述了從僱員到積極參與者的轉變。鑑於許多人將在可預見的未來居家辦公，這個概念比以往任何時候都更重要。我們該如何應對？工作領域需要做哪些改變？這又為企業的管理實務帶來了哪些機會？在本次網路研討會中，Lumen Partners 的 Marlin Watling 和 Liferay 的德語區總經理 Edmund Dück 將分享在企業中實施「新工作模式」的四個關鍵要素。
