DMS 文件擴充應用
從文件管理延伸更多企業應用
DMS 不只是集中保存與搜尋文件。企業可依文件類型、管理流程與既有資訊系統， 進一步擴充 AI 文件辨識、智慧歸檔、合約管理、ISO / SOP 文控、 文件處理自動化及企業系統整合，讓文件管理平台成為企業共用的文件服務基礎。
文件擴充應用總覽
以既有 DMS 的文件、版本、權限、Metadata、搜尋與流程能力為基礎， 可依不同部門與業務情境建置專屬的文件應用。
AI 文件辨識與智慧歸檔
辨識掃描文件、PDF 與圖片內容，自動擷取欄位、判斷文件類型， 建立 Metadata、標籤及歸檔分類。
文件轉換與安全輸出
依文件發布或下載需求進行 PDF 轉換、浮水印、版本資訊標示， 建立一致的文件輸出機制。
合約文件管理
管理合約內容、版本、附件、起訖日期、簽核紀錄與到期提醒， 建立企業合約文件的集中查詢入口。
ISO / SOP 文控
支援文件編修、審核、生效、改版、定期複審與舊版管理， 延伸建立制度化的文件生命週期。
案件與業務檔案管理
以案件資料搭配相關附件與文件，建立分類、欄位、權限及查詢機制， 適合各類業務資料長期歸檔。
企業系統自動歸檔
串接 ERP、BPM、HR、SRM 或其他業務系統， 將流程完成後產生的文件與附件自動歸入 DMS。
AI 知識與 RAG 應用
以企業文件作為知識來源，延伸文件摘要、內容問答、 語意搜尋與企業 RAG 知識助理。
數位資產與影音管理
除一般 Office 文件外，也可管理圖片、影音及其他數位內容， 建立集中式企業數位資產庫。
AI 文件辨識與智慧歸檔
傳統 OCR 主要解決「把圖片中的文字辨識出來」， 結合 AI 後則可以進一步理解文件內容，協助完成分類、欄位擷取與自動歸檔。
- 掃描 PDF、圖片與影像文字辨識
- 表格與文件版面結構辨識
- 自動判斷文件類型
- 日期、編號、廠商、金額等欄位擷取
- 自動建立 Metadata 與標籤
- 依辨識結果進行分類與歸檔
- 辨識內容納入全文檢索
文件轉換、發布與安全輸出
文件從編輯、審核到正式發布，可依管理需求自動處理格式與輸出內容， 減少人工轉檔並維持正式文件的一致性。
文件格式轉換
將 Office 或其他來源文件依需求轉換為 PDF 等發布格式， 保留原稿進行版本管理，同時提供統一的正式文件版本。
浮水印與文件標示
文件預覽或下載時，可依情境加入機密、內部使用、 使用者資訊或其他浮水印內容，加強文件流通控管。
安全文件輸出
配合權限、下載控管與文件安全政策， 建立從原始文件到對外提供版本的安全輸出流程。
從文件庫延伸為企業業務文件應用
不同文件具有不同管理欄位、生命週期與查詢需求。 DMS 可搭配 Metadata、表單、流程與權限，建置各類專屬業務文件管理應用。
企業合約文件管理
集中管理企業各類合約文件及附件，以合約編號、類別、 對象、簽訂日期與有效期限等資料進行管理與查詢。
ISO / SOP 文件管理
適合品質管理制度、標準作業程序與內部規章， 管理文件編號、版次、審核、生效、改版與複審流程。
案件與業務檔案管理
以案件或業務資料作為管理主體，將申請表、附件、 往來文件及處理紀錄集中管理，形成完整電子業務檔案。
專案與部門文件管理
依專案、客戶、部門或工作主題建立文件空間， 集中保存成果文件、會議資料、附件與重要工作紀錄。
延伸完整的文件生命週期管理
對於正式制度文件、SOP、合約及重要業務文件， 可進一步管理從建立、審核、生效到失效與歸檔的完整生命週期。
與企業系統整合，自動完成文件歸檔
文件不一定要由使用者手動上傳。 DMS 可作為企業共用的文件服務平台， 與各項資訊系統串接，在業務流程完成後自動建立與保存文件。
文件服務
讓業務流程產生的文件自動進入 DMS
DMS 可作為後端文件保存中心，讓使用者仍在熟悉的 ERP、EIP、 表單或業務系統操作，而文件則由系統自動完成歸檔。
流程簽核完成歸檔
電子表單或 BPM 流程完成後，將表單 PDF、附件與流程資訊 自動寫入指定 DMS 分類，形成正式歸檔文件。
ERP 業務文件歸檔
將 ERP 產生的訂單、報表、交易附件或相關文件， 依單號、客戶或案件資訊自動建立關聯並集中保存。
跨系統文件服務
EIP、HR、SRM、CRM 或其他 Portal 可透過介面存取 DMS 文件， 避免不同應用各自維護一套檔案儲存機制。
延伸 AI、知識與數位資產應用
在集中管理企業文件後，還可以進一步利用文件內容， 發展 AI 知識服務、企業搜尋與多媒體資產管理。
依需求逐步擴充，不必一次建置所有功能
可先從核心文件管理開始，再依企業實際需求增加自動化、 業務文件應用、系統整合與 AI 服務。
核心 DMS
文件集中、分類、版本、權限、搜尋與基本流程。
文件自動化
AI 辨識、自動分類、Metadata 擷取、轉檔與智慧歸檔。
業務應用整合
合約、ISO / SOP、案件文件與 ERP、BPM 等系統整合。
AI 知識應用
AI 文件理解、企業搜尋、RAG 與智慧知識助理。
需要將既有文件流程整合至 DMS？
可依企業既有系統、文件類型與管理流程， 規劃適合的 DMS 擴充模組與系統整合方式。