數位資產管理的優勢—為何數位資產管理對於金融服務中的安全文件共享至關重要
擁有數位資產管理（DAM），金融機構可以自信地共享文件，同時保持安全性、效率和合規性。
重點總結
- 在金融服務領域，安全性和合規性不容妥協。 DAM 提供精細的存取控制、稽核追蹤和權限管理，以滿足 GDPR、FINRA 和 SEC 等嚴格法規的要求。
- 數位資產管理（DAM）的功能遠不止於文件儲存或內容管理系統（CMS）工具。 DAM能夠集中管理資產，實現人工智慧驅動的元資料標記，支援版本控制，並安全地跨多個管道交付內容。
- 金融機構可提高效率和一致性。數位資產管理 (DAM) 可減少重複工作，加速團隊和合作夥伴之間的協作，並確保只有經過批准且合規的資產才能流通。
- 實際應用案例凸顯了數位資產管理 (DAM) 的影響力。從顧問入口網站和投資者溝通到安全的合作夥伴協作，DAM 支援更快、更安全、更個人化的客戶體驗。
- 內建數位資產管理 (DAM) 功能的 DXP 可最大限度地提高投資報酬率。將 DAM 整合到 DXP 中，不僅可以儲存資產，還可以實現個人化、管理化，並可在所有管道無縫交付。
從合規風險到利用數位資產管理取得競爭優勢
在監管嚴格的金融服務領域，安全的文件共享至關重要。無論是處理客戶入職文件、敏感的客戶記錄還是合規報告，金融機構都需要確保每個文件都受到保護，只有合適的人員才能訪問，並且每個環節都可審計。內部稽核有助於機構評估文件安全措施的有效性，並找出需要改進的地方，從而確保合規性和營運效率。
然而，由於傳統的文件儲存系統、電子郵件附件和分散的內容儲存庫仍在使用，資料外洩、版本混亂和合規性缺失的風險仍然存在。
數位資產管理 (DAM) 應運而生。
金融服務業的資訊長 (CIO)、IT 領導者和數位轉型決策者不應將 DAM 僅僅視為幫助團隊儲存文件的工具。 DAM 是一項策略優勢，即使在當今複雜的金融生態系統中，也能確保敏感文件的共享安全、高效且完全合規。當 DAM 嵌入到Liferay DXP 等數位體驗平台(DXP) 中時，它將成為為內部團隊和外部使用者提供安全、無縫體驗的核心力量。 在本文中，我們將深入探討數位資產管理解決方案在安全文件共享中的關鍵作用，DAM 與傳統系統的比較，何時應考慮使用內建 DAM 的 DXP，以及哪些具體用例與金融服務機構最為相關。
為什麼安全文件共享在金融服務領域如此具有挑戰性
在深入探討數位資產管理（DAM）之前，我們先來談談金融服務公司面臨的獨特挑戰：
- 監理合規性。 GDPR、FINRA、SEC 和行業特定的資料法規要求嚴格的存取控制、詳細的審計追蹤和嚴格的內容生命週期管理。
- 資料敏感性。無論是客戶的財務概況或併購文件，每份文件都至關重要。然而，員工卻要花高達 20% 的時間搜尋文件。尋找所需文件的時間越長，使用錯誤版本、錯過截止日期或採取不安全的變通方法（從而洩露敏感資訊）的風險就越高。
- 複雜的工作流程。多個部門、系統和利害關係人通常需要存取資產，而他們各自的權限等級不同，存取時間也不同。
- 混合和多通路環境。內容必須無縫流向內部團隊、客戶入口網站、行動應用程式和外部合作夥伴。
簡單的文件伺服器或傳統內容管理系統難以承受如此大的負載。你需要更聰明、更安全的方案。
DAM、CMS 和檔案儲存：它們之間有什麼區別？
您或許會問：「我難道不能直接用 SharePoint、文件伺服器或內容管理系統來管理所有這些嗎？」
簡而言之：效果並不理想。事實上，39% 的決策者認為，資產系統的多樣性和孤立性是打造卓越客戶體驗的最大障礙。
- 文件儲存解決方案（例如共用磁碟機或 Dropbox）旨在提供基本的儲存和檢索功能。它們提供資料夾和檔案名，但缺乏進階元資料、版本控制、細粒度權限控制和合規性控制。文件共享後，很難監管誰有權存取文件，也難以確定是否存在過時的版本。
- 內容管理系統 (CMS)擅長發布和管理基於文字的網頁內容，但它們最初並非為處理大型資源庫、媒體格式或繁瑣的合規性工作流程而設計的。它們通常將資源綁定到單一網頁，限制了跨管道的重用性。
- 數位資產管理 (DAM)是您管理各類數位檔案（包括文件、影片、影像，甚至設計素材）的中心樞紐。除了儲存功能外，DAM 還提供一系列安全保障：存取控制、自動版本控制、稽核追蹤、權限管理以及與其他工具的無縫整合。簡而言之，DAM 專為金融服務等對安全文件共享要求極高的產業而設計。
如果您需要處理數百或數千項資產，並要求它們在多個管道上進行重複使用、安全保護、審計和跟踪，那麼數位資產管理系統(DAM) 是唯一專為這種規模和複雜性而打造的解決方案。數位資產管理系統旨在滿足金融機構在資產規模、安全性和合規性方面的需求。
以下是不同工具及其功能的詳細介紹：
| 文件存儲 | CMS | DAM | |
| 文件組織 | 基本文件夾 | 頁面級附件 | 高級庫、標籤、元數據 |
| 訪問控制 | 有限 | 頁面中心 | 細緻的資產級角色和權限 |
| 版本控制與工作流程 | 有限 | 通常以頁面為中心 | 內建資產審查、批准、到期日期 |
| 多渠道交付 | 無 | 多數為網頁 | 網頁、移動、電子郵件、應用程序、無頭API |
| 元數據管理 | 基本文件名稱 | 基於頁面 | 自定義元數據集、AI驅動的標籤 |
| 權利管理 | 無 | 最小 | 到期、使用權、數字權限執行 |
| 支持的文件類型/格式 | 有限的文件類型和格式 | 支持常見的網頁文件類型和格式 | 廣泛的文件類型和格式，包括圖像、視頻、文件、音頻、設計文件和3D模型 |
數位資產管理在金融服務領域的重要性
數位資產管理最初是一種行銷工具。如今，在金融服務領域，數位資產管理對於維持合規性和韌性至關重要。隨著監管機構的密切關注和敏感資料的不斷積累，金融機構比以往任何時候都更加依賴數位資產管理來實現以下目標：
- 透過執行元資料標準、存取控制、稽核追蹤和使用權，滿足監管要求，以符合 GDPR、FINRA、SEC 和其他法規的要求。
- 透過讓每個利害關係人在正確的時間獲得安全、基於角色的存取權限，從而加快合規、法律、營運和第三方合作夥伴之間的協作。
- 透過確保只有最新批准的版本（如揭露文件、合約或合規報告）才能在公司內部或外部共享，從而降低風險。
- 實現安全文件共享和全通路交付，以便客戶、顧問和合作夥伴無論透過入口網站、行動應用程式或 API 都能存取一致、合規的資訊。
對金融機構而言，數位資產管理 (DAM) 不僅僅關乎效率，更關乎管控和保障。透過將關鍵文件集中儲存在受監管的儲存庫中，企業可以減少重複工作造成的成本，加快新產品上市速度，並將資源重新分配到更高價值的專案中，同時也能增強與監管機構和客戶的信任，並保護品牌資產。事實上，已有 79% 的機構在使用 DAM 後表示顯著節省了時間和成本，這表明有效的數位資產管理不僅能滿足合規要求，還能帶來可衡量的業務價值，並提升業務敏捷性。
讓我們深入探討一下這是如何發生的。
1. 在單一位置更有效地組織數位資產
數位資產管理系統 (DAM) 為您提供了一個集中式儲存庫，用於安全共享文件——真正意義上的單一資料來源。您無需再在共用磁碟機或個人資料夾中苦苦尋找文件。所有內容都井然有序地集中在一個可搜尋的系統中，方便您輕鬆找到。
數位資產管理 (DAM) 解決方案提供的結構化方法增強了內容生命週期管理，並優化了生產流程。這種效率提升效果顯著——使用 DAM 的組織平均每周可節省 34% 的工作時間，用於處理與資產相關的任務，例如搜尋、共享和重新建立數位檔案。
主要功能和特性：
- 資產庫。在內部和外部入口網站中重複使用已批准的資產，例如政策 PDF、ID 範本和投資者報告，所有這些都可透過可搜尋的庫存取。
- 支援富媒體。有效率地管理音訊檔案、產品圖片和其他富媒體資源，以簡化工作流程並增強協作。
- 自動標記。利用人工智慧/機器學習技術，自動將資產分類，並新增日期、類型、受眾和合規性標籤等元資料。
- 自訂元資料。根據您的業務需求定義元資料，例如風險等級、地區或監管類別。
- 後台整合。將 SharePoint 或 Documentum 等系統中的資產直接匯入以客戶為導向的入口網站，避免重複匯入。
- 治理與合規。數位資產管理系統可協助您掌握許可證和法規的最新資訊。
2. 大規模地跨多個管道發布、交付和重複使用資產
想像一下，你只需上傳一份文件，就能確保它能安全地透過各種數位管道共享和傳遞——無論是客戶在手機上查看，經紀人在桌上型電腦上訪問，還是合作夥伴透過 API 下載。
主要功能和特性：
- 自適應影像。根據裝置和頻寬自動最佳化基於影像的文件，例如身分證掃描件或資訊圖表。
- 資源載入時間。整合 CDN（或使用原生 CDN 的工具）以確保即使在大規模部署下也能快速、安全地交付資源。
- 主動式內容分發。利用 API 自動將合規、最新的資源分發到正確的管道。
- 簡化的內容工作流程。數位資產管理系統能夠實現數位內容管理、取得和分發的無縫工作流程，確保高效的資產交付和再利用。
這使得數位資產管理（DAM）在以下方面尤其有效：
在上述每種情況下，DAM 都能幫助金融機構在維持合規性的同時，提供卓越的客戶體驗。
3. 控制誰可以存取您的資產
安全性不僅僅是加密——它還關乎在共享文件時，確切地知道誰可以看到什麼內容、何時可以看到以及可以看到多長時間。
主要功能和特性：
- 存取控制。根據角色（例如，審計員、顧問、客戶）定義存取權限，並將限制應用於單一資產。
- 權限管理。設定到期日期、使用限制和審批流程。這有助於您從流通中移除過時的資產。
- 資產共享。透過受控的、有時限的鏈接，安全地與外部合作夥伴或供應商共享資產。為共享連結和入口網站新增密碼保護，以增強安全性。
對金融機構而言，這意味著：
- 加速合規性審查週期
- 減少手動請求文件存取的情況
- 減少敏感物質的暴露
Liferay 的數位資產管理 (DAM) 只是 Liferay DXP 提供的眾多開箱即用功能之一。在單一平台上，您可以利用我們的 DAM 以及許多其他原生功能，隨著業務需求的擴展建構解決方案。若要查看 Liferay DXP 的所有 DAM 功能，請造訪：liferay.com/capabilities/digital-asset-management。
數位資產管理 (DAM) 的實際應用案例
這些範例展示了數位資產管理 (DAM) 如何實現安全的文件共享，並在真實的金融服務情境中保護合規敏感文件以及品牌資產。
用例 1：顧問文件入口網站
一家銀行使財務顧問能夠存取個人化的投資指南、客戶導入範本和最新的資訊揭露。資產按地區和產品線標記，確保相關性和合規性。銷售團隊也可以透過數位資產管理 (DAM) 入口網站存取最新的銷售資料和培訓資料，從而提高銷售效率和協作水平。
用例 2：安全投資者溝通
一家資產管理公司使用數位資產管理系統 (DAM) 來管理季度報告，並透過品牌化的投資者入口網站進行分發。權限管理功能確保內容在設定的日期過期，並且絕不會超出合規限製而重複使用。 DAM 也支援產品發布，確保所有團隊都能存取成功上市所需的最新已核准的資產。
用例 3：合作夥伴協作
一家保險公司利用 DAM 的受控共享功能，與第三方經紀人共享聯合品牌行銷資料。行銷團隊和外部合作者可以安全地共享和管理聯合品牌材料。元資料確保資產符合當地監管準則。
客戶案例：
這家金融領域資料、分析和技術的全球領導者利用 Liferay 的原生 DAM 功能來增強團隊能力，同時節省時間和資源。了解詳情。
何時選擇具備數位資產管理 (DAM) 功能的 DXP
如果您覺得數位資產管理 (DAM) 正是您苦苦尋覓的解決方案，那麼您可能正在糾結是選擇獨立的數位資產管理軟體、DAM 系統，還是將數位資產管理功能整合到您的數位體驗平台 (DXP) 中。並非所有 DAM 解決方案都能一勞永逸地滿足所有需求。最合適的方案取決於您的行業、規模以及您管理資產的方式。
在以下情況下，整合數位資產管理 (DAM) 功能的 DXP 平台最為適用：
- 你想對資產及其出現的管道進行嚴格控制。
- 您管理著複雜的使用者體驗（例如入口網站、應用程式、微型網站），因此需要一個集中管理內容和資產的平台。整合了數位體驗平台 (DXP) 和數位資產管理 (DAM) 的平台可以提供這種集中式儲存庫，消除資訊孤島並改善治理。
- 您希望減少內容、資產、使用者和權限之間的資訊孤島。
- 您正在投資個人化，並希望將資產交付與細分市場連結起來。
- 你需要跨地區和品牌擴展交付規模，同時保持控制。
例如，借助 Liferay 的數位資產管理 (DAM) 功能，資產不僅僅儲存在 Liferay DXP 中。內容作者和管理人員無需 IT 部門的參與，即可在一個平台上組織數位資產、將資產發佈到多個管道，並設定相應的存取控制。此外，隨著業務需求的擴展，您還可以將我們的 DAM 功能與許多其他原生功能結合使用，建構解決方案。
衡量金融服務領域的數位資產管理投資報酬率
儘管數位資產管理（DAM）通常被視為營運工具，但它具有非常實際的財務和策略價值。這種價值體現在市場中：全球數位資產管理系統市場在2024年達到53億美元，預計到2029年將成長近一倍，達到103億美元，因為金融服務等行業正在加速採用數位資產管理系統，以滿足合規要求和客戶期望。
有效的數位資產管理解決方案不僅承諾帶來收益，還能為金融機構帶來可衡量的投資報酬率：
- 降低合規風險。透過完善的控制措施，避免罰款和審計問題。
- 加快產品上市速度。縮短審核週期和審核時間數週。
- 提高生產效率。消除重複工作和手動文件處理。
- 提升客戶體驗。確保客戶在需要時始終獲得正確的合規資訊。
- 競爭優勢。透過提高效率並實現更快、更安全的內容交付，獲得競爭優勢。
DAM不再是可選的
在金融服務領域，安全和合規只是開始。隨著企業營運和客戶體驗的現代化，數位資產管理正成為數位轉型的基石。
透過投資嵌入 DXP 的 DAM 功能，金融機構不僅可以獲得安心感，還可以獲得擴展數位服務、降低風險和提供卓越客戶體驗所需的敏捷性和控制力。
如果您打算實現安全且有效率的文件共享，那麼數位資產管理 (DAM) 不應是事後考慮的因素，而應是其基礎。實施數位資產管理系統能夠幫助企業在適當的時間提供使用者適當的內容，進而提高客戶留存率。
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常見問題
DAM 與雲端儲存有何不同？
像 Google Drive 這樣的雲端儲存處理基本的文件共享，而 DAM 則增加了高級搜尋、元資料、工作流程、版權管理和創意整合等功能。
數位資產管理（DAM）平台可以處理哪些類型的文件？
DAM平台幾乎可以管理所有數位文件，從影像和影片到CAD圖紙、3D模型和合規性文件。元資料使所有格式的文件井然有序且易於搜尋。
DAM 能否與我們現有的工具對接？
可以。 DAM 可與 CMS、CRM、ERP 和行銷平台以及創意軟體整合。 API 優先的設計理念也使得 DAM 能夠輕鬆與自訂系統連接。
數位資產管理(DAM) 系統應包含哪些安全功能？
企業級 DAM 系統應提供加密、單一登入 (SSO)、多因素身份驗證 (MFA)、稽核日誌和細粒度權限控制。此外，還應注意其是否符合 SOC 2 或 GDPR 等標準。
如何衡量數位資產管理 (DAM) 的投資報酬率？
企業會追蹤搜尋時間的縮短、行銷活動啟動速度的提升以及重複內容創建的減少。許多企業發現，DAM可以節省 40% 到 60% 的時間，並降低 25% 到 40% 的內容成本。
數位資產管理 (DAM) 實施中常見的挑戰有哪些？
元資料遷移、與原有工具的整合以及使用者採納都可能比較棘手。分階段推廣、培訓和清晰的管理機制有助於平穩過渡。
數位資產管理 (DAM) 如何支援遠端團隊？
雲端原生 DAM 支援即時評論、版本控制和審批工作流程。行動存取、安全共享和通知等功能可確保分散式團隊保持協同工作。
