SRM 加值擴充｜標單保密控管
標單加密解密，讓投標文件在開標前維持保密
標單加密解密可應用於電子採購、公開招標、競標或大型標案作業。供應商於投標時上傳的標單、報價文件、技術文件與附件資料，可先以加密方式保存；待資格審查或開標時點到達後，再由授權人員依流程進行解密檢視，降低提前揭露、人工接觸與資料外洩風險。
標單加密解密流程
系統可配合標案階段、資格審查與開標程序，將投標文件的存取時機納入流程控管。
-
1. 投標文件加密
供應商送出投標文件後，系統可將標單、報價單與附件資料進行加密保存，避免開標前被任意檢視。
-
2. 資格審查控管
可配合資格標、文件審查或標案流程設定，控制不同階段可檢視的資料範圍。
-
3. 授權開標解密
到達開標或揭示時點後，由具備權限的人員進行解密，並可搭配流程紀錄與操作留痕。
-
4. 審查與歸檔
解密後的文件可進入後續評審、議價、決標或歸檔作業，維持標案資料的完整追蹤。
可加密的標案資料
- 供應商投標文件、資格文件與聲明文件
- 報價單、價格標、費用明細與商務條件
- 技術規格書、企劃書、服務建議書與附件
- 需要分階段揭示或限制檢視的標案資料
可搭配的控管機制
- 依標案階段控管文件是否可解密與檢視
- 依角色、權限與審查任務限制操作人員
- 保留解密、檢視與下載等操作紀錄
- 可配合資格審查、開標、評審與議價流程使用
適用於需要提高保密性的採購情境
-
公開招標作業
投標期間先保密保存供應商文件，待資格標或價格標開封時，再依流程解密檢視。
-
競標與議價作業
可用於競標報價、商務條件與投標附件保護，降低投標資訊提前外流的疑慮。
-
多人審查流程
當標案需要跨部門、評審委員或承辦人員共同審查時，可清楚控管檢視時點與權限。
功能定位說明
標單加密解密屬於電子採購流程中的保密控管擴充功能，可視企業採購制度、標案類型與文件控管需求導入。實際應用時，通常會搭配供應商投標、資格審查、開標作業、評審流程與文件留存機制一併規劃。