EIP 協同作業應用
讓會議室預約、會議通知與會議資料集中管理
會議管理功能可協助企業將會議室、設備資源、與會通知與預約紀錄集中在 EIP 平台中處理。使用者可依權限查詢可用時段、建立會議預約，管理者也能掌握會議室使用狀況，減少人工登記、電話確認與重複協調的作業時間。
01
會議室資源管理
可依會議室、地點、容量、設備等條件建立資源資料，方便使用者依需求選擇適合的會議空間。
02
線上預約與查詢
透過行事曆或清單方式查看會議室可用時段，減少人工詢問、人工登記與重複預約問題。
03
會議通知提醒
會議建立後可通知相關人員，提醒會議時間、地點與相關資訊，讓會議安排更清楚。
會議室預約更清楚，使用狀況更容易掌握
傳統會議室管理常見問題包含：無法即時知道空缺時段、多人重複預約、會議室使用紀錄分散、臨時異動不易通知。透過 EIP 會議管理，可將會議安排流程改為線上作業，讓員工與管理單位都能在同一平台上查看與處理。
- 支援會議室、器材與相關資源的線上預約。
- 可查看每日、每週或每月的會議室預約狀態。
- 可依使用者權限控管可預約或可檢視的資源範圍。
- 可保留預約紀錄，方便後續查詢、追蹤與統計。
常見會議管理流程
會議管理可支援企業內部日常會議、跨部門會議、教育訓練、專案討論與臨時會議安排，讓預約、通知與查詢流程更一致。
Step 1
查詢可用時段
使用者先查看會議室行事曆，確認可預約的日期與時間。
Step 2
建立會議預約
填寫會議主題、時間、地點、參與人員與需要的設備資源。
Step 3
通知與會人員
透過系統通知或郵件提醒，降低漏看與人工轉告的情況。
Step 4
查詢預約紀錄
管理者可回查會議室使用情況，作為資源管理與空間規劃依據。
可搭配 EIP 其他協同功能使用
會議管理不只是會議室預約，也可與 EIP 的行事曆、通知、工作分派、文件中心等功能搭配，形成更完整的內部協同作業流程。
- 與行事曆搭配，集中呈現會議安排與個人行程。
- 與訊息通知搭配，提醒會議時間、地點與異動資訊。
- 與文件中心搭配，集中管理會議資料、簡報或附件。
- 與工作分派搭配，追蹤會議後續待辦事項。
適合導入情境
適合會議室數量較多、部門協作頻繁、需要控管會議室使用狀態，或希望將會議預約從人工登記改為線上管理的企業組織。