合約作業管理流程
以合約建立為起點，串接文件產生、合約審核、用印文件上傳、執行階段定義、驗收條件維護、階段交付文件、完工簽核、發票通知與付款通知，讓採購合約從文件到履約都能被清楚追蹤。
合約作業管理流程圖：從合約建立、履約階段管理到驗收簽核、發票與付款通知。
合約建立與審核
透過合約初稿套版產生文件，完成合約審核與用印文件上傳，建立後續執行與調閱的基礎資料。
執行階段管理
可自行定義合約執行階段與預定日期，透過 Email 通知提醒時效，並紀錄各階段執行細節。
驗收條件與文件
各階段可維護驗收條件、說明與相關參考附件，並上傳供應商交付文件或審查文件。
階段完成與簽核
階段完成後可送交簽核，依組織架構或自訂簽核路徑進行審核，保留完整審核紀錄。
通知與文件留存
階段驗收完成後，可接續開立發票通知、付款通知，並保留合約文件調閱與版本歷程。
合約文件與版本管控
合約作業不只需要保存合約檔案，更需要管控文件產生、用印文件上傳、合約調閱修改與版本歷程。系統可協助採購人員以版型套用產生合約文件，並將合約文件、驗收參考文件、階段交付文件與版本紀錄集中留存，方便後續查詢與稽核。
合約初稿套版產生
可依採購案或合約類型套用既有版型，產生合約初稿，減少人工複製貼上與格式不一致問題。
用印文件上傳
合約完成審核或用印後，可上傳正式文件，讓採購、使用單位與主管可依權限調閱。
合約文件調閱與修改
可查詢合約資料、相關附件與歷次修改紀錄，讓後續履約、驗收與稽核作業有明確依據。
版本歷程留存
合約文件可保留版本歷程，包含初稿、修訂版、用印版與後續異動紀錄，降低文件版本混用風險。
合約執行階段管理
針對需要分階段交付、驗收或付款的採購合約，可自行定義合約執行階段，設定各階段預定完成日期，透過通知提醒與執行紀錄，協助採購與主管掌握合約履約進度。
合約階段進度看板
執行中｜進度追蹤自行定義合約執行階段
依不同採購案、服務案、工程案或系統導入案，自行規劃合約執行階段，讓履約流程符合實際作業。
各階段預定日期通知
可設定各階段預定完成日期，透過 Email 通知提醒相關人員，降低逾期、漏追與人工追蹤負擔。
紀錄階段執行細節
各階段可維護執行內容、處理狀態、相關說明與附件，讓後續驗收、查詢與稽核更有依據。
發起階段完工簽核
當階段執行完成後，可送交簽核進行確認，將合約履約進度與內部審核流程串接。
驗收條件與文件維護
合約執行過程中，各階段可分別設定驗收條件、驗收說明與參考附件，並集中維護供應商交付文件或內部審查文件，讓階段完成、驗收確認與後續簽核有明確依據。
合約階段驗收條件維護
依合約執行階段定義各階段的驗收標準、說明內容與參考附件。
- 自行定義各階段驗收條件 依不同合約階段設定應達成的驗收項目，例如交付數量、服務內容、測試結果、安裝完成或教育訓練紀錄。
- 維護驗收說明 可補充驗收標準、注意事項、審查方式或驗收依據，降低不同單位對驗收條件的認知落差。
- 上傳驗收參考附件 可放入規格書、合約附件、測試標準、驗收表單或其他參考文件，作為階段驗收依據。
合約階段驗收文件維護
集中上傳與管理各階段供應商交付文件、驗收文件與內部審查文件。
- 上傳供應商交付文件 供應商或承辦人可依階段上傳交付成果，例如報告、照片、測試紀錄、完工文件或服務紀錄。
- 維護內部審查文件 使用單位或驗收單位可保存審查意見、退補件紀錄、確認文件與驗收結果。
- 銜接階段完成簽核 驗收文件完成後，可作為階段完成審核的附件依據，保留完整履約與驗收軌跡。
合約查詢與簽核
合約資料、審核狀態、執行階段、驗收文件與版本紀錄可集中查詢；合約審核或階段完成確認時，可依組織架構或自訂簽核路徑送交審核，保留完整簽核紀錄與審核軌跡。
合約查詢與簽核看板
快速掌握合約狀態、目前關卡、待簽核案件與文件版本。
合約資料集中查詢
可查詢合約基本資料、供應商、合約期間、目前狀態、執行階段、驗收文件與相關附件，降低人工翻找文件的時間。
合約送交簽核
合約建立、合約審核或階段完成後，可送交簽核，讓合約作業依流程進行審查與確認。
組織架構或自訂簽核路徑
可依企業組織架構設定簽核流程，也可依案件需求使用自訂簽核路徑，支援不同類型採購合約作業。
審核紀錄與版本留存
系統保留簽核意見、審核結果、處理時間與版本歷程，方便後續查詢、追蹤與稽核。
簽核流程範例
發票通知與付款通知
當合約執行階段完成維護並送交簽核後，系統可依流程銜接開立發票通知與付款通知，協助採購、使用單位與財務掌握合約階段完成後的後續處理狀態。
階段完成後續通知看板
依階段完成狀態，追蹤發票通知、付款通知與處理進度。
開立發票通知
階段完成審核後，可通知相關人員或供應商進行發票開立、提交或後續文件準備，降低人工提醒的漏追風險。
付款通知
發票或階段資料確認後，可發出付款相關通知，讓採購與財務能依合約階段掌握付款處理時點。
通知狀態追蹤
可追蹤通知是否已產生、已發送或待處理，讓合約階段完成後的後續作業不再只依人工紀錄。
通知紀錄留存
發票通知、付款通知與處理狀態可與合約案件、執行階段及簽核紀錄一併保存，方便後續查詢。
系統整合與應用價值
合約作業管理系統可與電子採購流程、文件管理中心、簽核流程與通知機制整合，讓合約文件、執行階段、驗收文件、發票通知與付款通知不再分散於人工表單或個人資料夾中。
合約作業整合架構
以合約案件為核心，串接文件、階段、簽核與通知。
合約文件集中管控
合約初稿、用印文件、驗收參考文件、階段交付文件與審查文件可集中保存，避免文件散落於 Email、個人電腦或共享資料夾。
合約執行進度清楚追蹤
透過執行階段、預定日期、驗收條件與完成簽核，協助採購與主管掌握合約履約狀態與待處理事項。
排程檢查時效
系統可依階段日期與作業狀態進行提醒，協助企業降低合約階段逾期、文件漏交與人工追蹤風險。
流程紀錄可追溯
合約版本、簽核意見、驗收文件、發票通知與付款通知可保留紀錄，方便後續查詢、稽核與責任釐清。