企業文件中心與安全文件共享
文件中心是 EIP 企業入口網站中 用於集中儲存、管理、發布與分享數位檔案的核心功能。 透過 Liferay Documents and Media 文件管理模組， 企業可將內部制度、作業文件、技術資料、 表單範本與各類電子檔案， 統一存放於企業文件庫， 讓員工依工作需求快速查閱與取得相關文件。
EIP 文件中心提供完整的資料夾階層管理、 文件分類、存取權限及版本控管功能， 可依不同部門、角色與業務需求， 設定文件的檢視、下載、修改及管理權限。 同時可搭配文件審核流程， 讓重要文件在正式發布前完成必要的審查， 提高文件管理的安全性與一致性。
此外，文件中心支援自訂文件類型 （Document Types）與中繼資料 （Metadata）， 管理者可依不同文件用途建立專屬欄位， 方便文件上傳、分類與後續查詢。 搭配線上文件預覽、搜尋及版本紀錄， 可作為企業 EIP 平台的主要文件資源中心。
透過統一的文件資料庫與角色權限管理， 企業可減少文件散落於個人電腦、 電子郵件及不同儲存位置的情況， 讓員工取得正確版本的文件， 並依組織及業務權限提供適當的資訊共享服務。
功能特色
資料夾與文件集中管理
支援多層資料夾架構、 文件上傳、移動與管理， 可依部門、專案及業務類型 建立清楚的文件分類與儲存結構。
文件存取與角色權限
可針對資料夾及個別文件設定權限， 區分檢視、下載、更新、 刪除與權限管理等操作， 讓不同角色依授權範圍使用文件。
文件版本管理與還原
保留文件更新與版本紀錄， 讓管理者查看歷史版本， 並可依需求還原先前內容， 降低檔案更新與覆寫造成的風險。
文件審核與發布流程
可整合 Liferay Workflow， 依資料夾與文件類型設定審核規則， 讓文件上傳或更新後， 經指定人員審核再正式發布。
文件類型與 Metadata 管理
可自訂不同文件類型與中繼資料欄位， 例如文件編號、部門、日期及文件用途， 讓文件上傳資料更加標準化， 並利於後續搜尋與管理。
文件線上預覽
可直接檢視支援格式的圖片及 PDF 文件， 並透過 LibreOffice 或 OpenOffice 等轉檔服務產生 Office 文件預覽， 減少使用者下載檔案的需求。
文件搜尋與分類標籤
可依檔案名稱、標題、 分類及標籤查找文件， 並配合搜尋索引與文件格式支援， 提供更便利的文件內容檢索。
數位資產與內容關聯
文件可作為網站文章、 公告及多媒體展示的附件或素材， 讓同一份文件資源應用於不同頁面， 提高企業數位內容的重複利用效益。
從文件上傳到安全共享
透過文件中心的管理機制， 企業可建立一致的檔案上傳、 分類維護、審核發布與存取流程， 減少文件管理作業的重複負擔。
上傳與分類文件
使用者將文件上傳至指定資料夾， 依文件類型填寫中繼資料， 並設定分類與標籤。
權限與審核管理
依角色設定文件存取權限， 必要時透過 Workflow 完成文件審核與發布。
查詢、共享與維護
授權使用者可搜尋、 預覽或下載文件， 管理者則持續維護文件版本與內容。
文件中心管理介面
EIP 文件中心以資料夾與文件列表 作為主要管理介面， 提供文件上傳、檢視、 版本維護及權限設定等操作。 可依企業組織及文件管理需求， 建立適合的文件架構與使用方式。
適用情境
文件中心適合需要集中維護、 權限管理及持續更新的企業文件， 可作為不同部門共用的數位檔案資源庫。
- 企業制度與行政文件： 集中保存公司制度、 行政規章、公告附件、 表單範本及各類內部文件。
- 部門與專案文件共享： 依部門或專案建立文件資料夾， 讓參與人員於授權範圍內 共同存取與維護相關檔案。
- 品質管理與標準作業文件： 管理作業程序、品質文件、 技術規範及操作手冊， 搭配版本與審核機制維護正式文件。
- 教育訓練與知識文件： 集中存放教材、簡報、 訓練手冊及相關附件， 方便員工查閱與下載使用。
- 內外部文件共享： 透過站台、角色及文件權限規劃， 讓內部員工或經授權的外部使用者， 取得其業務所需的文件資源。
從 EIP 文件中心，延伸至完整 DMS 文件管理系統
若企業需要更進一步的文件管理能力， 例如跨部門文件生命週期管理、 文件安全控管、進階檢索、 外部系統整合及文件簽核流程， 可進一步建置專屬的 DMS 文件管理系統。
景佳科技提供完整的企業文件管理解決方案， 可依組織規模與業務需求， 規劃整合 EIP、SSO、組織權限、 工作流程及其他企業應用系統， 建立更完整的文件治理與協作環境。
- 文件生命週期與版本管理
- 文件權限與安全防護
- 文件簽核與流程整合
- 文件分類、Metadata 與進階搜尋
- 企業系統與 API 整合
- 跨部門文件共享與協作
讓企業文件集中管理，讓資訊分享更安全有效率。 透過 EIP 文件中心的資料夾管理、 文件版本、存取權限、Metadata 及審核發布功能， 企業可建立統一的文件管理環境， 降低文件分散與版本混亂的問題， 並為未來擴充完整 DMS 文件管理服務 奠定良好基礎。