文件管理系統(Document Management System, DMS)就像是使用電腦存取的數位文件管理，通常包括追蹤與保存文件的功能。
追蹤功能包含不同使用者修改的版本記錄。
文件管理系統概念上與內容管理系統(Content Management System, CMS)的相當類似。
CMS通常被視為 企業內容管理(Enterprise Content Management, ECM)的一部分。
與ECM內容包含有數位資產管理(Digital Asset Management, DAM)、文件影像、工作流程系統(Workflow)以及記錄管理系統(Record Management System, RMS)等。
常見功能
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索引資訊 -
索引資訊包含修改儲存時間、作者資訊。
文件管理系統也會自動擷取文件的摘要資訊或提醒使用者加上該文件的索引資訊。
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索引標籤 -
索引標籤可做為追蹤文件的編修記錄之用，或是追蹤獨特的文件識別碼。索引標籤通常也支援檢索。
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整合 -
整合對象如辦公室軟體、E-mail、協作/社群軟體。通常採用開放標準以進行整合：ODMA、LDAP、WebDAV、SOAP。
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驗證 -
驗證系統可以配合簽章檢查、姓名確認等功能。
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儲存 -
儲存文件通常包括同類型的文件管理、文件搬移(階層式儲存管理)以及文件的銷毀。
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出版 -
出版確認文件完整性是經過一定的審核程序。
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安全 -
文件管理會內建權限機制，只開放給指定人員進行可存取。也可在列印時加上檔案標記，轉成防止他人修改的PDF格式。
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工作流程 -
工作流程通常使用規則為基礎的工作流程(Rules-based workflow)，
可定操作權限、流程關卡路徑與發出工作通知。
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協作 -
協作限制有權限的使用者才可編輯文件、限制存取或修改
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版本 -
版本控管讓保留文件的歷史內容，並能回復到舊版本以進行操作。
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搜尋 -
使用檔案類型或全文檢索來搜尋資料夾、文件。或者使用屬性、內容作為搜尋條件。
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